Was ist der Purchase-To-Pay Prozess (Procure-To-Pay) und was übersehen die meisten Unternehmen bei der Umsetzung?

Das erfährst du von Michael Schnepf in diesem 90 Sekunden Video.

❓ Fragen / Unterstützung ❓
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📙 Inhaltsverzeichnis 📙
00:00 - Intro
00:21 - Purchase-To-Pay Prozess Überblick
00:31 - Schritt 1: Bedarfsmeldung
00:40 - Schritt 2: Freigabe
00:45 - Schritt 3: Bestellung
00:48 - Schritt 4: Auftragsbestätigung
00:51 - Schritt 5: Wareneingang
00:56 - Schritt 6: Rechnungserfassung
00:59 - Schritt 7: Rechnungsabgleich
01:08 - Schritt 8: Freigabe und Bezahlung
01:22 - Herausforderung 1: Medienbrücke - Lösung: EDI
01:44 - Herausforderung 2: Out-Of-Stock & Lieferbereitschaft - Lösung Bestandsoptimierungssysteme wie EazyStock
02:09 - Outro

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ℹ️ Wichtige Konzepte und interessante Links ℹ️

✅ Der Purchase-To-Pay Prozess (Abgekürzt PTP oder P2P) ist der Prozess, vom Einkauf bis zur Bezahlung der Lieferanten-Rechnung.

✅ 1. Bedarfsmeldung: Im ersten Schritt, der Bedarfsmeldung, wird alles gesammelt, was eingekauft werden soll. Also bspw. meldet die Buchhaltung, dass sie neue Aktenordner benötigt.

✅ 2. Freigabe: Im zweiten Schritt wird die Bedarfsmeldung geprüft und freigegeben oder abgelehnt
✅ 3. Bestellung: Danach erfolgt die Bestellung beim Lieferanten

✅ 4. Auftragsbestätigung: Im vierten Schritt sendet der Lieferant eine Auftragsbestätigung zurück

✅ 5. Wareneingang: Nachdem die Ware ankommt wird ein Wareneingang mit Bezug zur Bestellung gebucht

✅ 6. Rechnungserfassung: Sobald der Lieferant eine Rechnung gestellt hat, wird diese erfasst

✅ 7. Rechnungsabgleich: Danach wird abgeglichen, ob die gelieferte und in Rechnung gestellte Menge übereinstimmt mit dem, was beim Lieferanten bestellt wurde, zum vereinbarten Preis.

✅ 8. Freigabe und Bezahlung: Nach einer Freigabe de j vr Rechnung erfolgt dann im letzten Schritt die Bezahlung
✅ 1. Herausforderung: Es sind nur Teile des Prozesses digitalisiert und es kommt damit zu Medienbrüchen. Also der Lieferant sendet die Rechnung vielleicht zwar per E-Mail, aber die Rechnung muss dann trotzdem noch händisch von einem Mitarbeiter im ERP System erfasst werden. Die Lösung hierfür ist Electronic Data Interchange (kurz EDI) oder zumindest das Scannen der Papierrechnungen mit Texterkennung.
✅ 2. Herausforderung: Trotz erfolgreicher Digitalisierung des Prozesses kann es trotzdem passieren, dass man ohne entsprechende Planung, Out-Of-Stock geht, da man erst beschafft wenn jemand im Unternehmen einen konkreten Bedarf für ein Produkt meldet. Das heißt, der Bedarf kann nicht vom Lager aus gedeckt werden. Hierbei helfen Bestandsoptimierungssysteme wie EazyStock, welche praxistaugliche Forecasts, Bestellvorschläge und Lagerbestandsparameter berechnen.

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Was ist der Order-To-Cash Prozess (kurz OTC oder O2C Prozess) und was übersehen die meisten Unternehmen bei der Umsetzung?
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📙 Inhaltsverzeichnis 📙
00:00 - Intro
00:23 - Order-To-Cash Prozess im Überblick
00:31 - Die 4 Phasen des Order-To-Cash Prozesses: Pre-Sales, Auftrag, Versand, Fakturierung
00:41 - Phase 1: Pre-Sales Aktivitäten
00:57 - Phase 2: Abwicklung des Auftrags selbst
01:09 - Phase 3: Versand
01:15 - Phase 4: Fakturierung
01:27 - Herausforderungen im OTC-Prozess
01:37 - Problem 1: Medienbrüche
01:56 - Problem 2: Out-Of-Stock
02:15 - Outro

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ℹ️ Wichtige Konzepte und interessante Links ℹ️

✅ Der Order-To-Cash Prozess (Abgekürzt OTC oder O2C) ist der Prozess, von der Kundenbestellung, bis zur Bezahlung der Rechnung durch den Kunden.

✅ Der Order-To-Cash Prozess lässt sich grob in 4 Phasen einteilen: Pre-Sales Aktivitäten, Abwicklung des Auftrags selbst, Versand, Fakturierung.

✅ Pre-Sales Aktivitäten umfassen alles was vor der Abwicklung des Auftrags stattfindet, und sind für den Order-To-Cash Prozess optional. Also von der Kundenanfrage, über einen informellen Austausch, bis hin zum Angebot, inkl. Verträgen und Lieferplänen.

✅ Die Abwicklung des Auftrags selbst ist der zentrale Bereich des Order-To-Cash Prozesses. Hier werden alle Details zum Auftrag festgehalten. Also welche Waren und Dienstleistungen, in welcher Menge, und zu welchen Zahlungs- und Lieferbedingungen.

✅ In der Versand-Phase wird der Versand der Waren bzw. die Erbringung der Dienstleistung durchgeführt.

✅ In der letzten Phase, der Fakturierung, wird dem Kunden die Ware bzw. die erbrachte Dienstleistung in Rechnung gestellt. Mit der Zahlung der Rechnung durch den Kunden ist der Prozess dann abgeschlossen.

✅ Problem 1: Es sind nur Teile des Prozesses digitalisiert und es kommt damit zu Medienbrüchen. Also der Kunde sendet die Bestellung vielleicht zwar per E-Mail, aber der Auftrag muss dann trotzdem noch händisch von einem Mitarbeiter im ERP System erfasst werden. Die Lösung hierfür ist Electronic Data Interchange (kurz EDI).

✅ Problem 2: Trotz erfolgreicher Digitalisierung des Prozesses kann es trotzdem passieren, dass man ohne entsprechende Planung Out-Of-Stock geht und die Kunden nicht beliefern kann. Hierbei helfen Bestandsoptimierungssysteme wie EazyStock, welche praxistaugliche Forecasts, Bestellvorschläge und Lagerbestandsparameter berechnen.

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Was ist eigentlich der Unterschied zwischen eSourcing und eProcurement und welches der beiden Themen solltest du in deinem Unternehmen umsetzen?
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📙 Inhaltsverzeichnis 📙
00:00 - Intro
00:25 - E-Sourcing vs. E-Procurment im Überblick
00:46 - E-Sourcing im Detail
01:12 - E-Procurement im Detail
01:22 - Buy-Side System vs. Sell-Side System vs. Marktplatz
01:55 - Outro

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✅ E-Sourcing: Beim E-Sourcing geht es darum, mithilfe digitaler Tools passende Lieferanten für alle zu beschaffenden Güter und Dienstleistungen zu ermitteln. E-Sourcing unterstützt das Unternehmen also bei seiner Beschaffungs-Strategie. Es werden die Bedarfe unternehmensweit spezifiziert und eine Vorauswahl an möglichen Lieferanten getroffen. Weiters werden von bestehenden und potentiellen Lieferanten Informationen und Preise eingeholt - auch mittels Auktionen. Im Rahmen des E-Sourcings erfolgt eine automatisierte Angebotsbewertung und es können auf digitale Art und Weise Rahmenverträge erstellt werden.

✅ E-Procurement: Wenn die passenden Lieferanten gefunden wurden, hilft E-Procurement dabei, Produkte und Dienstleistungen digital zu beschaffen, statt manuell Bestellungen eintippen und veschicken zu müssen. E-Procurement kommt ins Spiel, wenn es um konkrete Bestellungen beim Lieferanten geht. Ziel ist es, manuelle Eingabefehler beim Bestellen auszumerzen

✅ E-Sourcing oder E-Procurement? Wie du schon gesehen hast bringen beide Bereiche deutliche Vorteile für dein Unternehmen was die Verbesserung eurer Beschaffungs-Abläufe anbelangt, was wiederum eure Kosten senkt. Es ist daher nicht eine Frage ob E-Sourcing oder E-Procurement sondern die Antwort kann nur sein: E-Sourcing UND E-Procurement.

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Was ist E-Procurement und was ist eigentlich der Unterschied zwischen Sell-Side und Buy-Side Systemen?
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📙 Inhaltsverzeichnis 📙
00:00 - Intro
00:22 - Was ist E-Procurement?
00:48 - Sell-side Lösungen
01:13 - Buy-side Lösungen
01:32 - Marketplace Lösungen
02:14 - Outro

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✅ E-Procurement: Beim E-Procurement sind Kunden und Lieferanten elektronisch miteinander verbunden und tauschen Bestellinformationen digital und direkt zwischen ihren Systemen aus.

✅ Sell-side Lösungen: Bei Sell-side Lösungen, auch bekannt als Lieferantensysteme, wird der digitale Beschaffungsprozess durch den Lieferanten in die Wege geleitet und definiert. Er stellt dabei das Sortiment sowie eine Einkaufsplattform zur Verfügung, die die Kunden für die Beschaffung nutzen können. Der Erstellungs- und Wartungsaufwand liegt dabei beim Lieferanten, dafür kann die Käuferseite keine Angebotsvergleiche durchführen.

✅ Buy-side Lösungen: Bei Buy-side Lösungen, auch bekannt als Beschaffungssysteme, stellt die Käuferseite ein System zur Verfügung. Dabei können spezielle Anforderungen der Käuferseite optimal abgedeckt werden (Stichwort Zugriffsrechte und Abrechnung). Dazu muss aber eine entsprechende Marktmacht vorhanden sein, da sich die Lieferanten auf dieses System einlassen müssen.

✅ Marktplatz-Ansatz: Beim Marktplatz-Ansatz stellt eine dritte Partei das System zur Verfügung und verlangt dafür Gebühren. Beide Seiten müssen sich hierbei an dieses System anbinden. Da einen Marktplatz mehrere Teilnehmer nutzen sinken dadurch die Kosten und es ermöglicht auch der Käuferseite Preisvergleiche zwischen den Lieferanten durchzuführen.

✅ Vorteile von E-Procurement: Durch den Einsatz von E-Procurement können die Beschaffungsabläufe deutlich beschleunigt werden, die Recherche und der Vergleich von Angeboten wird einfacher und die Qualität steigt bei einer gleichzeitigen Reduktion der Kosten.


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Was ist eigentlich der Unterschied zwischen E-Business und E-Commerce und welcher dieser Bereiche betrifft Unternehmen in jeder Branche?
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00:00 - Intro
00:24 - Was bedeutet E-Business?
00:41 - Welche Bereich umfast E-Business?
01:00 - E-Commerce als Bestandteil von E-Business
01:28 - Warum das ERP System das wichtigste Softwaresystem eines Unternehmens ist
01:45 - Wie Bestandsoptimierungssysteme wie EazyStock dabei helfen Out-of-Stock Situationen zu verhindern
02:13 - Outro

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✅ E-Business: E-Business wurde bereits in den 90er Jahren von IBM populär gemacht indem es die Neugestaltung strategischer Unternehmensprozesse mit Hilfe von Automatisierung durch Informations- und Kommunikationssysteme vorsah. Sowohl IM Unternehmen, als auch mit Geschäfts-Partnern.

✅ E-Commerce: Ein Teil von E-Business ist der E-Commerce. Also Kauf- und Verkaufsvorgänge im Internet. Die Waren werden zumeist mittels eines Webshops oder über Marktplätze wie Amazon oder ebay angeboten. Der Kaufvertrag kommt online zustande. Dabei zeichnet sich die Abwicklung durch eine hohe Automatisierung aus.

✅ Software Systeme für E-Business und E-Commerce: Sowohl für E-Business als auch im speziellen für E-Commerce sind die unterschiedlichsten Software-Systeme nötig um Abläufe effizienter und effektiver zu machen. Das wichtigste System eines jeden Unternehmens ist heutzutage das ERP-System, das die Kernprozesse abdeckt. An dieses docken sich dann die unterschiedlichsten Systeme wie CRM, CMS oder Bestandsoptimierungssysteme an, um das ERP-System in spezialisierten Bereichen zu unterstützen.

✅ Beispielsweise hilft ein Bestandsoptimierungssystem wie EazyStock dabei Forecasts mit hoher Genauigkeit, Bestandsparameter wie Sicherheitsbestände und konkrete Bestellvorschläge zu ermitteln damit man weder Out-of-Stock geht noch sich Ladenhüter auftürmen.

✅ Während E-Commerce verstärkt Unternehmen mit physischen Produkten betrifft, betrifft E-Business jedes Unternehmen - egal in welcher Branche!


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Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einer SAP Systemkopie, einer Mandantenkopie, einem Klon und einem System Refresh? Und wann sollte man welche Art verwenden?

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📙 Inhaltsverzeichnis 📙
00:00 - Intro
00:30 - Was ist ein Systemklon?
00:54 - Was ist eine Systemkopie?
01:01 - Was ist ein System-Refresh?
01:27 - Was ist eine Mandantenkopie?
01:52 - Wie du mit BlueCopy mühselige, manuelle Schritte automatisieren kannst
02:08 - Outro

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✅ SAP Systemkopie: Bei der Systemkopie wird das Quellsystem kopiert, aber danach die System ID geändert. Dies kommt für neue Q (also Qualitätssicherungs-) oder Testsysteme zum Einsatz.

✅ SAP System Refresh: Beim System Refresh wird ein bereits vorhandenes z.B. Q-System mit frischen Daten aus dem Produktivsystem auf den neuesten Stand gebracht. Dabei werden vor der Datenübernahme Konfigurationsdaten wie Customizing, User und Lizenzen gesichert und nach der Datenübernahme wieder eingespielt. Die System ID des Q-Systems bleibt erhalten.

✅ Achtung: Oft wird der Begriff Systemkopie auch dazu verwendet einen System Refresh zu meinen.

✅ SAP Mandantenkopie: Bei den Mandantenkopien kann man zwischen internen und externen Mandantenkopien unterscheiden.

Bei der klassischen externen Mandantenkopie wird "nur" ein Mandant von einem System zu einem anderen kopiert.

Die interne Mandantenkopie erfolgt im Rahmen einer Systemkopie, bei der die Anzahl der Mandanten im Zielsystem nicht der im Quellsystem entspricht.

Bis auf wenige Ausnahmen ist immer eine Systemkopie einer Mandantenkopie zu bevorzugen, da diese erheblich schneller und technisch stabiler abläuft.

✅ SAP Systemkopien vereinfachen: Automatisierungssoftware wie Bluecopy von Empirius unterstützt bei der Systemkopie und auch Mandantenkopie, indem sie mühselige manuelle Schritte automatisiert. Das Ergebnis: stabilere, nachvollziehbarere und deutlich schnellere Kopien.

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Was ist eine SAP Systemkopie und wie kann man diesen langwierigen manuellen Ablauf bestmöglich vereinfachen und schneller machen?
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📙 Inhaltsverzeichnis 📙
00:00 - Intro
00:25 - Systemkopien für Qualitätssicherungs-, Schulungs- und Sandbox-Systeme
00:49 - Schritt 1: Check
00:54 - Schritt 2: Pre-Processing
01:07 - Schritt 3: Kopieren der Daten vom Produktivsystem
01:11 - Schritt 4: Post-Processing
01:22 - Nachteile von manuellen Systemkopien
01:44 - Automatisierung von SAP Systemkopien mit BlueCopy von Empirius
02:10 - Outro

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ℹ️ Wichtige Konzepte und interessante Links ℹ️

✅ Schritt 1: Zuerst erfolgt ein Check, ob eine Kopie möglich ist. Also ob die Erreichbarkeit und Kompatibilität der Systeme gegeben ist.

✅ Schritt 2: Im zweiten Schritt folgt das so genannte Pre-Processing, d.h. es werden vom Zielsystem Daten, die danach wieder vorhanden sein sollen, gesichert, wie z.B. das Customizing, SAP Lizenzen, RFC Connections oder Benutzer

✅ Schritt 3: Danach erfolgt das eigentliche Kopieren der Daten vom Produktivsystem.

✅ Schritt 4: Schließlich werden im vierten und letzten Schritt, im Post-Processing, die zuvor gesicherten QS-spezifischen Daten wieder eingespielt, wie SAP Lizenzen, das Customizing, die Benutzer, usw.

✅ Automatisierung von SAP Systemkopien: Doch wie kann man SAP Systemkopien automatisieren? Mit Tools wie Bluecopy von Empirius. In Bluecopy kannst du die Systemkopie von A-Z 1x planen und dann beliebig oft durchlaufen lassen und Bluecopy übern immt dabei alle gerade besprochenen Schritte automatisch. Du hast damit nicht nur weniger Zeitaufwand sondern auch noch eine höhere Qualität bei jeder Systemkopie.

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