Wöchentliche Supply Chain Digitalisierungs-tipps

Was ist der Purchase-To-Pay Prozess (Procure-To-Pay) und was übersehen die meisten Unternehmen bei der Umsetzung?

Das erfährst du von Michael Schnepf in diesem 90 Sekunden Video.

❓ Fragen / Unterstützung ❓
Du hast Fragen oder benötigst Unterstützung im Purchase-To-Pay Prozess mit EDI oder Bestandsoptimierung?
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📙 Inhaltsverzeichnis 📙
00:00 - Intro
00:21 - Purchase-To-Pay Prozess Überblick
00:31 - Schritt 1: Bedarfsmeldung
00:40 - Schritt 2: Freigabe
00:45 - Schritt 3: Bestellung
00:48 - Schritt 4: Auftragsbestätigung
00:51 - Schritt 5: Wareneingang
00:56 - Schritt 6: Rechnungserfassung
00:59 - Schritt 7: Rechnungsabgleich
01:08 - Schritt 8: Freigabe und Bezahlung
01:22 - Herausforderung 1: Medienbrücke - Lösung: EDI
01:44 - Herausforderung 2: Out-Of-Stock & Lieferbereitschaft - Lösung Bestandsoptimierungssysteme wie EazyStock
02:09 - Outro

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ℹ️ Wichtige Konzepte und interessante Links ℹ️

✅ Der Purchase-To-Pay Prozess (Abgekürzt PTP oder P2P) ist der Prozess, vom Einkauf bis zur Bezahlung der Lieferanten-Rechnung.

✅ 1. Bedarfsmeldung: Im ersten Schritt, der Bedarfsmeldung, wird alles gesammelt, was eingekauft werden soll. Also bspw. meldet die Buchhaltung, dass sie neue Aktenordner benötigt.

✅ 2. Freigabe: Im zweiten Schritt wird die Bedarfsmeldung geprüft und freigegeben oder abgelehnt
✅ 3. Bestellung: Danach erfolgt die Bestellung beim Lieferanten

✅ 4. Auftragsbestätigung: Im vierten Schritt sendet der Lieferant eine Auftragsbestätigung zurück

✅ 5. Wareneingang: Nachdem die Ware ankommt wird ein Wareneingang mit Bezug zur Bestellung gebucht

✅ 6. Rechnungserfassung: Sobald der Lieferant eine Rechnung gestellt hat, wird diese erfasst

✅ 7. Rechnungsabgleich: Danach wird abgeglichen, ob die gelieferte und in Rechnung gestellte Menge übereinstimmt mit dem, was beim Lieferanten bestellt wurde, zum vereinbarten Preis.

✅ 8. Freigabe und Bezahlung: Nach einer Freigabe de j vr Rechnung erfolgt dann im letzten Schritt die Bezahlung
✅ 1. Herausforderung: Es sind nur Teile des Prozesses digitalisiert und es kommt damit zu Medienbrüchen. Also der Lieferant sendet die Rechnung vielleicht zwar per E-Mail, aber die Rechnung muss dann trotzdem noch händisch von einem Mitarbeiter im ERP System erfasst werden. Die Lösung hierfür ist Electronic Data Interchange (kurz EDI) oder zumindest das Scannen der Papierrechnungen mit Texterkennung.
✅ 2. Herausforderung: Trotz erfolgreicher Digitalisierung des Prozesses kann es trotzdem passieren, dass man ohne entsprechende Planung, Out-Of-Stock geht, da man erst beschafft wenn jemand im Unternehmen einen konkreten Bedarf für ein Produkt meldet. Das heißt, der Bedarf kann nicht vom Lager aus gedeckt werden. Hierbei helfen Bestandsoptimierungssysteme wie EazyStock, welche praxistaugliche Forecasts, Bestellvorschläge und Lagerbestandsparameter berechnen.

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