Was sind die 5 besten Features von Zoho WorkDrive? Das erfährst du in diesem Blogbeitrag.
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Feature Nummer 5: Desktop Synchronisierung
Ähnlich wie bei Dropbox, OneDrive oder anderen Anbietern kannst du auch bei WorkDrive deine Dateien sowohl online in der Cloud speichern, als auch mit deinem Computer synchronisieren. Das clevere daran: Du kannst Zugangsrechte festlegen, die auch für die Desktopsyncronisierung gelten. Das bedeutet, dass du z.B. festlegen kannst, dass niemand einfach den Namen eines Teamordners ändern kann. Oder wenn jemand eine Datei aus einem WorkDrive Ordner auf seinen Desktop verschieben möchte, diese Datei dann nicht plötzlich für alle Kollegen verschwunden ist.
Feature Nummer 4: Unendliche Versions Historie
Du hast deinen Marketingplan endlich fertigbekommen und bemerkst, dass ein Kollege dein Dokument einfach überschrieben hat? Kein Problem! Bei Zoho WorkDrive hast du eine unendliche Versions Historie. Das bedeutet, dass du auf alle Dateiänderungen chronologisch sortiert zugreifen kannst. Hast du deine gewünschte Version gefunden? Mit nur einem Klick kannst du eine vergangene Version wiederherstellen oder diese als eigene Datei herunterladen.
Feature Nummer 3: Team Folder
Du hast bestimmt schon mal Ordner mit anderen Personen geteilt. Wenn du nur einzelne Dateien oder Ordner freigeben möchtest ist das meist kein Problem. Aber was ist, wenn ein neuer Mitarbeiter in dein Team kommt oder jemand das Team verlässt? Musst du dann alle Ordner- und Dateifreigaben neu setzen? Nicht mit Zoho WorkDrive. In WorkDrive hast du die Möglichkeit, Berechtigungen für ganze Teams zu setzen. Alles was du daher tun musst, ist einfach alle Mitarbeiter zum gewünschten Team hinzuzufügen und du brauchst dich nicht nie mehr um Freigaben für einzelne Personen kümmern.
Feature Nummer 2: Zoho Office Integration
Zoho hat eine eigene Office Suite ähnlich wie Microsoft Office oder Google Docs. Der große Vorteil von Zoho Office ist die nahtlose Integration in Zoho WorkDrive. Du kannst mit einem Klick neue Office Dateien erstellen, die automatisch in dem geöffneten Ordner gespeichert werden. Außerdem können verschiedene Leute gleichzeitig an den gleichen Dokumenten arbeiten und ihre Vorschläge einbringen. Auch hier funktioniert die Versionshistorie und du kannst verschiedene Versionen miteinander vergleichen und Änderungen bestätigen oder verwerfen.
Feature Nummer 1: Externe Leute einladen
Das letzte und vielleicht beste Feature an Zoho WorkDrive ist, dass du externe Personen zu Ordnern und Dateien einladen kannst ohne, dass diese einen WorkDrive Account benötigen. Du kannst z.B. einen Ordner mit der Berechtigung versehen, dass nur Dateien hochgeladen werden dürfen. Ideal, wenn du mit externen Unternehmen zusammenarbeitest. Außerdem kannst du Passwörter für Links festsetzen, ein Ablaufdatum definieren und vieles mehr.
Das war's auch schon mit diesem Digitalisierungs FAQ Blogpost. Welche der Funktionen hat dir am besten gefallen? Schreib uns deine Meinung als Kommentar.