Viele Unternehmen beschaffen praktisch alle Artikel gleich - von günstigen bis teuren, von Ladenhütern bis Topsellern, von großen bis kleinen, von gleichmäßiger bis zu sehr schwankender Nachfrage. Wie du dir vielleicht schon denken kannst, führt das zu ineffizienten Abläufen und damit zu hohen Kosten.
Eine Lageranalyse hilft dir, deinen Laerbestand zu optimieren. Aber was ist eigentlich der Unterschied zwischen einer ABC Analyse, einer XYZ Analyse und einer GMK Analyse und wie kommen diese in der Praxis zum Einsatz?
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ABC, XYZ, GMK - ein Überblick
Bei der ABC-Analyse werden die Artikel nach ihrem Materialwert in die Gruppen A, B und C eingeteilt. Dabei sind die A-Teile die höchstwertigsten und machen etwa 80% aus, B-Teile ca. 15% und C-Teile ca. 5%.
Bei der XYZ-Analyse gibt es zwei verschiedene Auslegungen des Begriffs.
Im ersten Fall werden Artikel dabei nach der Art des Verbrauchs kategorisiert. Dabei gibt es die Kategorien gleichmäßiger Verbrauch (X), schwankender Verbrauch (Y) und unregelmäßiger Verbrauch (Z).
Im zweiten Fall kann die XYZ-Kategorisierung auch nach der Entnahmehäufigkeit der Ware aus dem Lager (so genannte Pick-Häufigkeit) in die Kategorien X, Y, Z eingeteilt werden. Dies kommt bei Bestandsoptimierungssystemen zum Einsatz.
Bei der GMK-Analyse werden die Artikel aufgrund ihrer Gestalt und ihres Volumens kategorisiert.
Dabei wird zwischen G-Teilen (großvolumige Teile), M-Teilen (mittelvolumige Teile) und K-Teilen (kleinvolumige Teile) unterschieden.
Also: Bei der ABC-Analyse erfolgt die Kategorisierung nach Materialwert, bei der XYZ-Analyse nach der Art des Verbrauchs/ Entnahmehäufigkeit der Ware und bei der GMK-Analyse nach der Gestalt und dem Volumen. Abhängig von all diesen Kategorien werden die Teile dann unterschiedlich beschafft.
Schauen wir uns die einzelnen Analyse nun noch etwas genauer an.
ABC-Analyse
Was ist die ABC Analyse?
"Ziel der ABC–Analyse ist es einen Lagerbestand anhand des Materialwertes der einzelnen Artikel in drei Gruppen, nämlich in A-, B- und C-Güter zu kategorisieren." (Kuhlang et al., 2010)
Der Materialwert ergibt sich dabei aus dem Produkt, aus den Beschaffungsmengen und den Beschaffungskosten eines Materials.
A-Teile sind somit Teile, die entweder eine extrem hohe Umschlagshäufigkeit und/oder hohe Artikelpreise haben. Dabei sind A-Artikel höherwertige Artikel und für ca. 80% des gebundenen Kapitals verantwortlich wobei sie nur 15-20% der gelagerten Teile ausmachen. B-Artikel stellen ca. 15% des Wertes dar und C-Artikel ca. 5% bei 50-70% der gelagerten Teile.
Abhängig von diesen Kategorien werden die Artikel dann unterschiedlich beschafft.
Damit kann das Hauptaugenmerk auf die wirklich wichtigen Teile, die A-Teile, gelegt werden. Diese werden dann eher öfter und in geringeren Mengen, und C-Teile eher seltener, dafür aber in höheren Mengen, beschafft.
Die ABC-Analyse ist relativ einfach und mit wenig Aufwand umsetzbar, bietet aber trotzdem ein hohes Rationalisierungspotential und damit Einsparungspotential in der Beschaffung.
Durch die Kategorisierung der Artikel in deinem Lagerbestand kannst du deine Beschaffungsstrategie optimieren.
Wie funktioniert die ABC-Analyse nun ganz genau?
Die ABC Analyse erfolgt in 4 Schritten:
1. Berechnung des Materialwerts:
Zuerst trägst du in ein Excel File alle Materialarten (auch bekannt als Produkt- oder Warengruppen) samt deren Mengen pro Jahr und den Preisen pro Einheit ein. Für jede Materialart wird dann die Materialmenge mit dem Bezugspreis multipliziert - damit erhält man den Materialwert.
2. Anteilsberechnung:
Welchen Anteil am Gesamtmaterialwert macht jede einzelne Materialgruppe aus? Hier wird der prozentuale Anteil des Materialwerts am gesamten Materialwert berechnet.
3. Sortierung nach Materialwert:
Im dritten Schritt werden die Materialarten nach der Höhe der Materialwerte absteigend sortiert.
4. Kumulierte Anteile:
Im vierten Schritt werden die kumulierten (also aufsummierten) Materialwerte gebildet. Damit sieht man die Verteilung des kompletten Materialwerts bis auf 100%.
5. Aufteilung in Klassen:
Damit man nun die ABC-Klassifizierung erhält, müssen die Materialarten aufgeteilt werden. Dabei startet man von oben und folgt solange dem kumulierten Wert, bis dieser einen gewissen Grenzwert überschreitet. In unserem Fall bspw. für A bis max. 80% und für B bis max. 94%.
Damit haben wir erfolgreich eine ABC-Klassifizierung durchgeführt. Diese Klassifizierung führt man in der Praxis natürlich nicht manuell in Excel durch, sondern verwendet entweder sein ERP-System oder spezielle Bestandsoptimierungssysteme wie EazyStock. Bestandsoptimierungssysteme berechnen laufend nicht nur ABC-Klassifizierungen, sondern auch weitere wichtige Bestandsparameter wie Sicherheitsbestände, Meldebestände und optimale Bestellmengen.
In der Praxis wird die ABC-Analyse nicht nur in die drei Kategorien A, B und C aufgeteilt, sondern die jeweiligen Kategorien nochmal in Unterkategorien wie A1, A2, A3 und A4. Damit wird eine noch viel genauere Steuerung der Beschaffung möglich.
Bei der XYZ-Analyse können die Artikel entweder nach der Art des Verbrauchs oder nach der Pick-Häufigkeit kategorisiert werden.
XYZ-Analyse
Was ist die XYZ Analyse?
Achtung: Unterschiedliche Leute verstehen unter der XYZ Analyse unterschiedliche Dinge. Es gibt daher zwei Arten, die Artikel zu kategorisieren.
1. Im ersten Fall werden bei der XYZ Analyse die Artikel nach der Art des Verbrauchs kategorisiert. Es wird zwischen einem gleichmäßigem (X), schwankendem (Y) und unregelmäßigem (Z) Verbrauch unterschieden. Dieser unterschiedliche Verbrauch führt dann auch dazu, dass die Vorhersagegenauigkeit des Verbrauchs unterschiedlich gut möglich ist. Die Vorhersagegenauigkeit ist für gleichmäßige X-Materialien hoch, für schwankende Y-Materialien mittel und für unregelmäßige Z-Materialien niedrig.
Üblicherweise können X-Teile dann bedarfssynchron "Just in Time" beschafft werden, Y-Teile werden auf Vorrat und Z-Teile nur im Bedarfsfall beschafft. Erfahrungsgemäß sind etwa 50% der Teile X-Teile, 20% Y-Teile und ca. 30% Z-Teile.
2. Im Falle von Bestandsoptimierungssystemen kann unter der XYZ Analyse auch die Kategorisierung der Artikel nach der Pick-Häufigkeit, also der Anzahl der Entnahmen aus dem Lager, klassifiziert werden. Dies steuert dann bspw. auch die Anordnung der Artikel im Lager und auch wie oft Artikel der jeweiligen Klasse nachbestellt werden sollen.
Im Rahmen von Bestandsoptimierungssystemen wie EazyStock wird die XYZ Analyse in Kombination mit einer ABC Analyse durchgeführt. Dabei ergibt sich eine viel genauere Steuerung wie in welchen Kombinationsfällen vorgegangen werden kann.
GMK-Analyse
Bei der GMK-Analyse werden die Artikel anhand der Gestalt und des Volumens kategorisiert. Dabei sind G-Teile großvolumige Teile, M-Teile mittelvolumige Teile und K-Teile kleinvolumige Teile.
Daraus ergeben sich unterschiedliche Ansätze, wie mit diesen Artikeln im Rahmen des Transports und der Lagerung umgegangen werden muss. Beispielsweise sind G-Teile tendenziell eher nicht für Flugfracht geeignet, können in gewissen Bereichen des Lagers nicht eingelagert werden oder müssen von mind. 2 Personen getragen werden.
Durch eine Kombination der drei Lageranalysen können die Artikel noch genauer eingeordnet werden.
Kombination der Analysen
So, wir haben nun die ABC, XYZ und GMK-Analyse kennengelernt.
Vielleicht hast du dich aber schon gefragt: Welche Analyse passt für mein Unternehmen am besten und welche soll ich verwenden?
Das ist zumeist keine Entweder-Oder-Frage. Eher sollte man fragen, wie man die Analysen am besten kombiniert.
Und der Grund dafür ist naheliegend: Die unterschiedlichen Analysen betrachten unterschiedliche Aspekte der Artikel: Wert, Verbrauchsart und Größe. Nur wenn man diese Aspekte kombiniert bekommt man eine genaue Einteilung. Im Falle der Kombination von ABC, XYZ und GMK Analyse bekommt man damit 27 Kombinationsmöglichkeiten.
Visuell kann man sich das Ganze als Würfel vorstellen- wobei die einzelnen Kanten ABC, XYZ und GMK darstellen.
Spätestens wenn man also ein Produktsortiment von mehreren tausenden Artikeln hat, ist eine Kombination von mehreren Analysemethoden nötig. Bestandsoptimierungssysteme wie EazyStock kombinieren automatisch die ABC- und XYZ-Analyse, um so möglichst genaue Bestellvorschläge zu erzeugen.
Wie bereits erwähnt gibt es dann auch noch die Möglichkeit, die einzelnen Kategorien noch weiter in Unterkategorien wie A1-A4 aufzuteilen, um somit eine noch genauere Steuerung zu ermöglichen.
Spätestens bei einem Produktsortiment von mehreren tausenden Artikeln ist eine Kombination mehrerer Analysemethoden nötig.
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Praxis Lederhosen AG
Pfuh, das war jetzt eine ganze Menge Theorie oder? Schauen wir uns das Ganze anhand unseres fiktiven Unternehmens der "Lederhosen AG" an.
Die Lederhosen AG ist ein mittelständisches Traditionsunternehmen und produziert und verkauft Trachtenmode wie Lederhosen und Dirndln. Dabei gilt es die hauseigenen Laden-Geschäfte sowie den Online Shop und Händler mit Produkten zu versorgen.
Die Lederhosen AG hatte in der grauen Vorzeit bereits eine ABC-Analyse im Einsatz. Diese wurde damals allerdings manuell in Excel durchgeführt. Das verursachte einen hohen Zeitaufwand in der Beschaffungsabteilung und wurde auch nur sporadisch durchgeführt.
Unterm Strich bedeutete das, dass die Ergebnisse unzufriedenstellend waren. In den 90er Jahren wurde dann ein ERP-System eingeführt. Dieses übernahm die ABC-Analyse automatisch.
Für die nachfolgenden Jahre funktionierte diese Lösung ganz gut. Da die Lederhosen AG jedoch Anfang der Jahrtausendwende ein starkes Wachstum verzeichnete, damit immer mehr Artikel im Sortiment hatte und die Lagerbestände kontinuierlich anstiegen, war die ABC-Analyse bald nicht mehr ausreichend, um dieser Menge an Materialien und Beständen Herr zu werden.
Aus diesem Grund führte die Lederhosen AG das Bestandsoptimierungssystem EazyStock ein. EazyStock stellt zusätzlich zu einer klassischen ABC-Analyse auch noch eine XYZ-Analyse nach Picks (also der Entnahmehäufigkeit von Artikeln) zur Verfügung. Weiters werden die Klassen A, B und C noch weiter unterteilt. A1-A4, B1-B3 und C1-C2. Die Picks werden dabei ebenfalls in 9 Klassen (P0-P8) eingeteilt. Damit ergeben sich insgesamt 81 mögliche Kombinationen aus ABC und XYZ und damit eine sehr feine Steuerung der Beschaffung.
Für jede einzelne Kombinationsmöglichkeit kann in EazyStock bestimmt werden, ob dieser Artikel überhaupt auf Lager gehalten werden soll. Außerdem kann die gewünschte Lieferbereitschaft festgelegt werden. Dabei berechnet EazyStock basierend auf einer global vom Unternehmen gewünschten Lieferbereitschaft die beste Verteilung der einzelnen Lieferbereitschaften für jede einzelne Kombination, um in Summe die gewünschte Lieferbereitschaft mit dem geringsten Lagerbestand zu erreichen.
Falls gewünscht können einzelne Lieferbereitschaftswerte bis auf Artikelebene dann noch manuell vom Benutzer angepasst werden.
Dies stellte einen Meilenstein für die Lederhosen AG dar, da sie damit seit diesem Zeitpunkt den Bestand wirklich im Griff hat und die gewünschte Lieferbereitschaft mit dem dafür niedrigst möglichen Lagerbestand erreichen kann. Das System erzeugt auch automatisch konkrete Bestellvorschläge wieviele Stück von welchem Artikel wann beim Lieferanten bestellt werden müssen.
Als nächste Ausbaustufe plant die Lederhosen AG die Optimierung des Lagers auch anhand einer GMK Klassifizierung der Teile, damit diese auch bestmöglich im Lager angeordnet werden und auch Transportprozesse darauf abgestimmt sind. Dazu wurde bereits ein Projekt im ERP System angestartet, dass die Abläufe hier weiter optimieren soll.
Die Lederhosen AG ist damit bzgl. der Bestandsanalysen gut aufgestellt und blickt positiv in die Zukunft.