Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)? Dein Recruiting 2.0

Applicant Tracking Systeme sind in aller Munde. Aber was ist jetzt ein Applicant Tracking System (ATS) überhaupt, wie kann es dir im Recruiting helfen und wofür ist es gut? DAS erfährst du in diesem Blog-Post. Los geht's!

Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)?

Ein Applicant Tracking System ist eine Software Anwendung, die es ermöglicht, Recruiting Anforderungen elektronisch abzuwickeln. Es ist ähnlich wie ein Customer Relationship Management System (CRM) aber eben zugeschnitten auf Recruiting Anforderungen (Quelle: Wikipedia).

ATS werden auch Talent Acquisition and Management Product (TAMP) oder einfach nur Recruiting Software oder Recruiting Tool genannt.
ATS können direkt im Unternehmen, oder auch in der Cloud als SaaS, laufen. Neben kommerziellen Lösungen gibt es auch Freeware und Open Source Lösungen.

Ein ATS kann entweder als alleinstehende Anwendung oder als Modul eines HR- oder ERP Systems zum Einsatz kommen.

Welche Funktionen hat ein Applicant Tracking System?

Zu den Features von ATS gehören

• die zentrale Speicherung aller Bewerberdaten
• das automatische Publizieren von Inseraten auf mehreren Jobbörsen
• die Vorselektion von Bewerbern anhand vorher definierter Kriterien
• die Kommunikation mit Bewerbern via E-Mail, SMS, etc. basierend auf Vorlagen
• das Erfassen und Auswerten von Bewerbungsquellen - also woher die einzelnen Bewerber kamen
• die Koordinierung und Abwicklung von Bewerbungsgesprächen

In letzter Zeit komt auch Künstliche Intelligenz immer mehr zum Einsatz in ATS. Dabei können hier zB für eine neue Stelle aus den aus der Vergangenheit noch im System vorhandenen Bewerbern die besten Kandiaten direkt vom System ermittelt werden.

Warum sollte man ein ATS verwenden?

Die Vorteile eines ATS liegen auf der Hand. Insgesamt kann man sagen, dass ein ATS eine massive Entlastung von HR Mitarbeitern bedeutet und damit den kompletten Recruiting Prozess deutlich effizienter macht.

Damit können Mitarbeiter sich mehr Zeit für die Bewerber nehmen, die in die engere Auswahl kommen. So wird bspw. durch den Einsatz von Webformularen, über die sich ein Bewerber bewirbt, es obsolet sich durch zig E-Mails zu klicken, die Attachments zu speichern und die Kandidaten dann manuell zu vergleichen.

Das System kann weiters anhand vordefinierter Kriterien automatisch Bewerber ausselektieren, die Musskriterien, wie ein vorhandener Führerschein, nicht erfüllen. Dadurch, dass die komplette Kommunikation über das ATS läuft, ist es möglich, pro Kandidaten sofort die komplette Korrespondenz zu sehen.

Man kann neue E-Mails basierend auf personalisierten Vorlagen versenden oder den Versand überhaupt automatisch durchführen lassen. Beispielsweise automatisierte Absagen bei nicht qualifizierten Bewerbern.

Durch das Erfassen und Auswerten von Bewerbungsquellen is es möglich mehr Geld in die Kanäle zu stecken die bessere Bewerber bringen.
Die Terminkoordination und auch das Abwickeln von Bewerbungsgesprächen kann durch ein ATS viel effizienter gestaltet werden. Bspw. kann die Terminbuchung durch ein Webformular erfolgen. Weiters werden dem Interviewer die Fragen, die er dem Bewerber stellen soll, im System angezeigt, und er kann die Antworten gleich erfassen.

Applicant Tracking Systeme in der Praxis

Wie können ATS in der Praxis zum Einsatz kommen? Diese Fragen klären wir im nachfolgenden Video, wo wir uns am Beispiel des E-Recruiting Systems Zoho Recruit den Bewerbungsprozess vom Stelleninserat bis zum Bewerbungsgespräch ansehen.

Zusammenfassung

Nochmal kurz zusammengefasst. Ein Applicant Tracking System ist eine Software Anwendung, die es ermöglicht, Recruiting Anforderungen elektronisch abzuwickeln. Dabei kann der komplette Bewerbungsprozess vom Anlegen und Inserieren des Stellenaninserats, über die automatische Vorselektion, bis hin zur Kommunikation mit dem Bewerber einheitlich aus einem System erfolgen.