Wusstest du, dass Einkauf und Beschaffung nicht ein- und dasselbe sind?
Es gibt wichtige Unterschiede, die du kennen solltest. Darum geht es in diesem Artikel. Außerdem schauen wir uns an, wie Beschaffungslogistik im Allgemeinen funktioniert. Los gehts!
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Beschaffung vs. Einkauf - da gibt es Unterschiede
Viele Menschen verwenden die Begriffe Beschaffung und Einkauf synonym. Du auch? Wir erklären dir, wo genau die Unterschiede liegen.
Einkauf ist nicht gleich Einkauf
"Der Begriff Einkauf wird häufig verwendet, wenn man die operativen Tätigkeiten hervorheben will." - (Kuhlang et al., 2010).
Dabei kann zwischen einem verwaltenden Einkauf und einem modernen Einkauf unterschieden werden. Der verwaltende, "alte" Einkauf, beschränkt sich auf die reine Bestelltätigkeit, während sich der moderne Einkauf eine gestalterische Rolle einnimmt mit dem Ziel der Optimierung des Preis-/Leistungsverhältnisses und das reine Preisdenken hinter sich zu lassen (vgl. Kuhlang et al., 2010).
Dabei tritt die reine Bestellabwicklung in den Hintergrund während der Fokus auf Beschaffungsmarktforschung, den qualifizierten Angebotsvergleich und die Vergabeverhandlung fällt.
Was ist Beschaffung?
"Die Beschaffung strebt eine sichere und kostengünstige Versorgung an. Insofern liegt eine enge Verwandtschaft zum gestaltenden Einkauf vor, wobei jedoch vermehrt der Sicherheitsaspekt berücksichtigt wird. Hierdurch gewinnt die strategische Komponente an Bedeutung" (Kuhlang et al., 2010).
Nicht nur innerbetriebliche Erfordernisse bestimmen den Versorgungsprozess, sondern auch die Marktform, die Konjunkturlage und das jeweilige Leistungspotential jedes einzelnen Lieferanten. (vgl. Kuhlang et al., 2010).
In diesem Zusammenhang spielen folgende Bereiche eine wesentliche Rolle:
- Beschaffungspolitik
- Beschaffungswege und -kanäle
- Beschaffungsmarketing
- das Beschaffungsprogramm
- Anlagenbeschaffung
Der Übergang zwischen Einkauf und Beschaffung ist also fließend. Was sie verbindet? Die Beschaffungslogistik.
Im Rahmen der Beschaffung werden auch strategische Aspekte bedacht.
Die Beschaffungslogistik
"Die Beschaffungslogistik stellt die Verbindung zwischen der Distributionslogistik der Lieferanten und der Produktionslogistik eines Unternehmens dar. Objekte der Beschaffungs-Logistik sind Güter (Roh-, Hilfs-und Betriebsstoffe, Kaufteile und Handelsware), die dem Unternehmen bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen (bereitzustellen) sind" (Kuhlang et al., 2010).
Die Beschaffungslogistik wirkt also unternehmensübergreifend. Daher ist eine übergreifende Koordination der Güterflüsse zwischen den Lieferanten und Abnehmern nötig. Vor allem Bereiche des Gefahren- und Kostenübergangs gilt es, sich abzustimmen.
Schauen wir uns in weiterer Folge nun die Elemente und Aufgaben der Beschaffung an sowie wie ein gutes Lieferantenmanagement und eine Bestellabwicklung funktioniert.
Elemente der Beschaffung
Abhängig von der jeweiligen Situation gibt es in der Beschaffung unterschiedliche Bereiche, auf die ein besonderes Augenmerk gelegt werden muss - oder die übersprungen werden können.
Die Elemente der Beschaffung sind:
- die Situationsanalyse
- die Bedarfsanalyse
- die Beschaffungsmarktanalyse und -auswahl
- die Lieferantenanalyse
- Lieferantenverhandlungen
- die Beschaffungs- und Bestellabwicklung
Eine Situations- und Bedarfsanalyse legen den Grundstein für eine optimale Beschaffungsstrategie.
1. Situationsanalyse
Der erste Schritt ist also immer die Analyse der aktuellen Beschaffungssituation. Handelt es sich um einen Einmalkauf oder um einen Wiederholungskauf? Auch die komplette Neuausrichtung der Beschaffung oder die Vereinbarung von Rahmenverträgen können solche Beschaffungssituationen sein.
2. Bedarfsanalyse
Nachdem die Situation geklärt wurde, wird der konkrete Bedarf ermittelt. Dabei müssen die unterschiedlichen Bedarfe im Unternehmen abgestimmt und zusammengetragen werden. Die Bedarfe können dabei aufgrund der
- Produktionsprogramme (also eine bedarfsgesteuerte Bedarfsermittlung) oder
- aufgrund der historischen Verkäufe (also eine verbrauchsgesteuerte Bedarfsermittlung) ermittelt werden.
Auch muss entschieden werden, ob die nötigen Mengen bei einem Lieferanten fremdbeschafft oder im Unternehmen eigengefertigt werden sollen. Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Analyse der nötigen Bedarfszeitpunkte und Bestände wie Sicherheitsbestände und Maximalbestände.
Die einzelnen Produkte sollten nach ihrer Wichtigkeit für die Bedarfsdeckung eingeteilt werden. Es gibt Güter mit hohem oder niedrigem Wert, mit langen und kurzen Wiederbeschaffungszeiten, seltene Teile oder Massenprodukte. Wenn du diese Parameter für deine Güter kennst, kannst du präzise planen und deine Beschaffungsstrategie perfektionieren.
Welche Wichtigkeit haben deine Güter für die Bedarfsdeckung? Auch bei den Wiederbeschaffungszeiten gibt es Unterschiede.
3. Beschaffungsmarktanalyse und -auswahl
Im Rahmen der Beschaffungsmarktanalyse und -auswahl werden für die internen Bedarfe externe Lieferanten gefunden.
Durch die Analyse werden alle relevanten Informationen bereitgestellt, um die beste Auswahl zu treffen. Es wird etwa die Frage nach einer lokalen oder globalen Beschaffung (Global Sourcing) gestellt sowie Informationen bzgl. Materialien und Werkstoffen oder Fertigungsprozessen erhoben und erste Lieferantenkontakte hergestellt.
4. Lieferantenanalyse
Nachdem man mögliche Märkte gefunden hat wird die Suche nach konkreten Lieferanten aufgenommen. Im Rahmen der Lieferantenanalyse werden die Lieferanten dann durch Befragungen und Bewertungen analysiert und auch ausgewählt.
5. Lieferantenverhandlungen
Sobald man weiß welche Lieferanten in Frage kommen um die Bedarfe zu decken gilt es, mit diesen Verhandlungen aufzunehmen um die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit abzuklären. Die Zusammenarbeit kann aus einer einmaligen Bestellung oder aus einer voraussichtlich jahrelangen Beziehung bestehen. Eine langfristige Zusammenarbeit benötigt dann ein entsprechend umfangreicheres Vertragswerk, damit man den laufenden Betrieb möglichst reibungslos abwickeln kann.
6. Beschaffungs- und Bestellabwicklung
Sobald all diese Kriterien geklärt sind geht es an die konkrete Bestellabwicklung. Diese wird auch Beschaffungsdisposition genannt. Unter anderem werden hier die Bestellfreigabe, Transportplanung, Lieferung, der Wareneingang, die Qualitätsprüfung, Einlagerung und Retourenabwicklung durchgeführt.
Wenn du mehr über die konkrete Bestellabwicklung wissen willst dann schau dir Teil 2 dieser Serie an. In diesem Teil werden wir nämlich tief in die Bestellabwicklung eintauchen.
Auch administrative Aufgaben fallen bei der Beschaffung an.
Administrative Aufgaben der Beschaffung
Im Einkauf werden sowohl die Beschaffungsmärkte als auch die konkreten Lieferanten für die benötigten Bedarfe ermittelt. Das haben wir ja vorhin bereits besprochen.
Ein weiterer Aufgabenbereich umfasst die Verhandlungen, die Vertragsgestaltung und den Vertragsabschluss mit Lieferanten (also administrative Aufgaben). Dabei sind ständige Preis- und Wertanalysen wichtig: sie ermöglichen eine Senkung der Einkaufskosten.
Neben diesen gestaltenden Aufgaben fallen aber auch viele eher verwaltende Aufgaben in den Bereich des Einkaufs: Darunter fallen etwa:
- die Bestellabwicklung
- die Erteilung von Abrufen aus Rahmenverträgen
- die Durchführung von Routineanfragen
Organisation des Einkaufs im Unternehmen
Wie du siehst sind im Einkauf die unterschiedlichsten Arten von Aufgaben zu erledigen. Daher bietet es sich an, diese Aufgliederung auch in der Aufbauorganisation des Unternehmens abzubilden. Dabei bilden die verwaltenden Funktionen dann entweder eine eigene Einheit im Einkauf ab oder werden der Beschaffungslogistik zugeordnet.
Faktoren für die Art der Aufgabenverteilung sind:
- Größe des Unternehmens
- Unternehmensstruktur
- Stellenwert der Beschaffung im Unternehmen
- etc.
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