June 30

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Beschaffungsplanung & Wiederbeschaffung mit EazyStock: Management by Exception bis Bestellkalender

By Michael Schnepf

June 30, 2021

beschaffungsplanung, eazystock

Wie funktioniert Beschaffungsplanung und Wiederbeschaffung in der Bestandsmanagementlösung EazyStock und wie kannst du damit das Bestellwesen in deinem Unternehmen revolutionieren?

Die Beschaffungsplanung ist der dritte Schritt im Bestandsmanagement nach der Bedarfsplanung und der Bestandsplanung.

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Bestandsplaner verbringen viel wertvolle Zeit damit herauszufinden, welche Artikel wann in welcher Menge nachbestellt werden müssen.

Sicher kennst du das Problem, dass man sich zwischen Quantität und Qualität entscheiden muss. Entweder man plant rasch aber nur oberflächlich oder man nimmt sich die Zeit um jeden einzelnen Artikel zu planen und muss in diesem Fall dann allerdings Unmengen an Zeit investieren.

Diese oft manuell durchgeführte Tätigkeit kann die Bestandsmanagement-Lösung EazyStock einfach und automatisiert übernehmen.

#1 Dynamische Nachbestellung

Die Aufgabe der Planung und Erstellung von Nachschubbestellungen nimmt in vielen Unternehmen einen Großteil der Arbeitszeit von Einkäufern ein.

Oft geschieht dies ohne eine klare, eindeutige und vor allem datenbasierte Herangehensweise.

Aber wir verraten dir etwas: Die Zeiten, in denen Nachbestellungen auf dem Bauchgefühl eines Einkäufers basieren, sind vorbei.

EazyStock erzeugt automatisch konkrete Bestellvorschläge. Es zeigt dir also an, wieviel du von welchem Artikel wann bestellen solltest, damit es nicht zu Out-of-Stock Situationen kommt. Sodass du mit minimalem Lagerbestand deine Ziel-Lieferbereitschaft erreichen kannst.

Diese Aufgabe erfüllt EazyStock im Hintergrund und ganz ohne dein Zutun.

Passe EasyStock an dein Unternehmen an

Du kannst entscheiden, wie viel Automatisierung du in deinem Einkauf einsetzen möchtest. Viele Kunden beginnen z.B. am Anfang damit, sich die Bestellvorschläge genauer anzusehen, bis sie sich an EazyStock gewöhnt haben.

Mit der Zeit kannst du dann Schritt für Schritt mehr Automatisierung einfließen lassen und z.B. Bestellvorschläge für günstige C-Teile automatisch freigeben. Naturlich kannst du Bestellvorschläge für teure A-Teile weiterhin genau prüfen, bevor du sie freigibst.

Darüber hinaus hast du die Möglichkeit, alle Bestellvorschläge manuell anzupassen, wenn dir diese zu hoch oder zu niedrig vorkommen.

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#2 Management by Exception

Wie bereits kurz erwähnt, kann EazyStock den kompletten Ablauf vom Forecasting bis hin zu konkreten Bestellvorschlägen automatisch im Hintergrund abwickeln.

Um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen, erkennt EazyStock allerdings von selbst ungewöhnliche Situationen, so genannte Ausreißer, und teilt dir diese über ein ausgeklügeltes Systemmeldungs-Modul mit.

Beispielsweise, wenn sich ein Artikel im Schnitt immer 10x im Monat verkauft und dann auf einmal ein einziger Bedarf über 260 Stück in einem Monat zu verzeichnen ist. Jetzt liegt es an dir zu entscheiden, ob das aus deiner Sicht tatsächlich ein Ausreißer ist und du diesen von zukünftigen Forecasts ausschließen willst oder nicht.. Damit hast du alle Dinge, auf die du sicherheitshalber nochmal einen Blick werfen solltest, immer übersichtlich im Auge.

Unabhängig von konkreten Meldungen des Systems kannst du dich als Benutzer an jeder Stelle einklinken und nach dem Rechten sehen.

Es ist auch möglich, dass du dir nur noch Bestellungen über einem gewissen Betrag selbst anschaust und du die geringwertigen Bestellungen automatisch im Hintergrund freigeben lässt.

Durch den Management by Exception-Ansatz übernimmt EazyStock den Großteil der täglichen Aufgaben und spielt dich so frei, dir nur heikle Fälle ansehen zu müssen. Somit kannst du dich um strategische Themen im Einkauf, wie Preisverhandlungen mit Lieferanten, kümmern - anstatt konkrete Bestellmengen zu berechnen.

Daily routine

So wie das tägliche Zähneputzen: EazyStock informiert dich jeden Tag über den Zustand deines Bestands.

#3 Bestellkalender

Hat einer deiner Lieferanten bald Betriebsferien? Oder bestellst du aus China und musst Feiertage wie Chinese New Year berücksichtigen?

Sicher kennst du diese Situation, wenn solche Informationen schon einmal durchgerutscht sind und du gerade dann Ware bestellen wolltest. Natürlich war der Lieferant nicht verfügbar. Das Resultat? Du warst Out-of-Stock und konntest deine Kunden nicht mehr mit genügend Ware versorgen.

Nicht so mit EazyStock. In EazyStock kannst du Bestellkalender pflegen. Dabei kannst du genau angeben, an welchen Tagen wo bestellt werden kann und wann und wo eben auch NICHT bestellt werden kann. Mit Hilfe von Regeln ist es auch möglich, wiederkehrende Ereignisse im System zu hinterlegen.

Bestellst du in deinem Unternehmen immer an einem gewissen Wochentag? Auch kein Problem, du kannst EazyStock mitteilen, dass z.B. immer nur Montags und Mittwochs bestellt werden soll.

Damit wirst du nie wieder das optimale Zeitfenster verpassen bei deinen Lieferanten zu bestellen. Die Wörter "Out-of-stock" gehören damit der Vergangenheit an.

#4 Bestell-Auffüllung

Oft gibt es gewisse Einschränkungen deiner Lieferanten, die du erfüllen musst. Wie etwa Mindestbestellmengen (MOQs) oder einen Mindestbestellwert.

Hattest du schon einmal eine Bestellung aus Asien und dein Container war nur zur Hälfte voll? Hast du dich dann schon einmal gefragt, wie du am besten den Container noch auffüllen könntest, damit du den wertvollen restlichen Containerplatz noch optimal nützt?

Genau hier kommt EazyStock ins Spiel. Mit dem Order Fillup Feature kannst du Bestellungen auffüllen - bis zu einem gewissen Volumen (z.B. 33,1 m³ für einen 20 Fuß Container) oder auch um einen Mindestbestellwert zu erreichen (z.B. drei Tonnen Maximalgewicht bei einer LKW-Ladung, um die Nutzlast voll auszunutzen).

EazyStock sucht dabei basierend auf den Forecasts die nötigen Mengen an Artikeln aus, die als nächstes von diesem Lieferanten bestellt werden müssten und schlägt dir diese vor.

So ersparst du dir die Qual der Wahl, welche Artikel du noch bei dieser Bestellung hinzufügen willst und verhinderst so, dass du dir Überbestand aufbaust.

containers closeup

Mit dem Order Fillup Feature kannst du Bestellungen auffüllen, um den wertvollen restlichen Containerplatz optimal auszunutzen. 

#5 Stücklisten

Bist du in einem Produktionsunternehmen?

Stücklisten sind für die Produktion der Fertigerzeugnise essentiell, da sie beschreiben, aus welchen Komponenten sich diese Erzeugnisse später zusammensetzen. Aber sie haben auch noch einen anderen ganz entscheidenden Zweck, der oft übersehen wird.

Man kann sie nämlich auch dafür verwenden, Prognosebedarfe von Fertigerzeugnissen auf die einzelnen Komponenten herunterzubrechen. Nehmen wir als Beispiel ein Auto. Dieses benötigt 4 Räder. Die Räder sind dabei die Komponenten.

Jedes Mal wenn ein Auto gebaut wird, werden somit auch 4 Räder benötigt.

Für das Nachbestellen der Räder ist es aber wichtig, nicht nur die Räder für jene Autos zu bestellen, welche von den Kunden bereits in Auftrag gegeben wurden. Sondern auch für die Kundenaufträge, die man in nächster Zeit noch erwartet. Für genau diesen Fall ist es wichtig, in einem Bestandsoptimierungssystem auch Stücklisten zu unterstützen.

Du ahnst es schon:  Genau das macht EazyStock. Du kannst Stücklisten von deinem ERP System automatisiert an EazyStock übermitteln. EazyStock bricht dann prognostizierte Bedarfe von Fertigerzeugnissen, wie dem soeben erwähnten Auto, auf die Komponenten, also in dem Fall die besprochenen Räder, herunter.

Über den autor

Mit über 10 Jahren Erfahrung in der Umsetzung komplexer IT- und SAP Projekte für europäische Großunternehmen bringt Michael Schnepf wertvolles Know-How im Digitalisierungsbereich bei Systempilot ein. Im Systempilot Digitalisierungs-Blog und im Systempilot YouTube Kanal gibt er seine Erfahrungen regelmäßig weiter.

Michael Schnepf

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