Covid-19 vs. Supply Chain (Teil 2): Lieferantenmanagement und Bestellmanagement

In diesem Artikel lernst du, wie du mit deinen Lieferanten in Krisenzeiten bestmöglich zusammenarbeitest und durch optimales Bestellmanagement genau weißt, wie viel Stück du bei welchem Lieferanten wann bestellen musst. Weiters schauen wir uns anhand unseres fiktiven Unternehmens, der Lederhosen AG, an, wie eine ganzheitliche und krisensichere Logistik in der Praxis aussehen kann.

Das zugehörige Video findest du hier.

YouTube

By loading the video, you agree to YouTube's privacy policy.
Learn more

Load video

Hier geht es zu weiteren Tipps rund um Bestandsoptimierung, Einkauf, E-Commerce & Logistik

Lieferantenmanagement

In Krisenzeiten stellt das Lieferantenmanagement eine entscheidende Rolle dar. Die Sicherung des Nachschubs ist eine der wichtigsten Aufgaben in Zeiten wie diesen. Dabei gilt es, eine Kombination aus unterschiedlichen Maßnahmen und Verordnungen in unterschiedlichen Ländern mit der Verfügbarkeit von Lieferanten abzugleichen. Das kann schon mal kompliziert werden

Nicht nur die Nachfrage auf Kundenseite ist volatiler (also unbeständiger), sondern auch die Zuverlässigkeit der Lieferanten ist so niedrig wie noch nie. Lieferanten können geschlossen sein, Produktionen können teilweise heruntergefahren oder Mitarbeiter in unterschiedlichen Unternehmensbereichen auf Kurzarbeit sein. Das kann sich alles massiv auf die Wiederbeschaffungszeiten auswirken.
Wie soll man so vorausplanen?

Aus diesen Gründen ist es essenziell, auf einen Pool an Lieferanten zurückgreifen zu können und die Lieferketten so agil und robust wie möglich aufzustellen. Das Stichwort hier sind transparente Lieferketten. Und dafür ist es nötig, eine ausgezeichnete Kommunikation mit den Lieferanten zu pflegen.

Wichtig ist hierbei, dass beide Seiten über den aktuellen Stand und die in Zukunft zu erwartenden Entwicklungen bestmöglich informiert werden. Du als Kunde solltest deinen Lieferanten so viele Informationen wie möglich über deine zu erwartenden Bedarfe übermitteln. Im Gegenzug sollten dir die Lieferanten so viele Informationen wie möglich über deren Kapazitäten, Auslastungen, Rohstoffverfügbarkeiten und -preise, möglicherweise anstehende Verschärfungen bzgl. Produktionsmöglichkeiten, etc. übermitteln.

Moderne Bestandsoptimierungslösungen bieten dir Möglichkeiten, diese Informationen übersichtlich für deine Lieferanten zur Verfügung zu stellen. Somit können auch diese ihre Planung bestmöglich durchführen. Im Gegenzug erhältst du wieder aktuelle und genaue Informationen über Wiederbeschaffungszeiten und andere relevante Informationen.

Eine Gute Kommunikation mit den Lieferanten ist für eine transparente Lieferkette essentiell.

Oft ist es so, dass Unternehmen im ERP System Wiederbeschaffungszeiten gepflegt haben, die nicht mehr wirklich aktuell sind - oder dass sich die tatsächlichen Wiederbeschaffungszeiten der Lieferanten von den angegebenen Zeiten unterscheiden. Um die tatsächlichen, aktuellen Wiederbeschaffungszeiten (auch Dynamische Wiederbeschaffungszeiten genannt) zu ermitteln, bieten moderne Bestandsoptimierungssysteme eigene Funktionalitäten an. Mit diesen Funktionalitäten ist es nicht nur möglich die tatsächliche Dauer der Lieferung zu ermitteln und zu speichern. Du kannst diese auch mit dem vom Lieferanten ursprünglich angegeben Wert abgleichen und bei Abweichungen entsprechende Schritte setzen. Beispielsweise können so  Bestandsparameter wie Sicherheitsbestände automatisch neu berechnet werden.

Immer mehr Unternehmen erweitern aktuell ihr Lieferantenportfolio. Damit streben sie an das Versorgungsrisiko zu minimieren und mögliche Ausfälle von Lieferanten abfedern zu können.

Diese Maßnahme hat allerdings zur Folge, dass man nun immer den besten Lieferanten ermitteln muss. Dabei spielen im wesentlichen die folgenden Aspekte eine Rolle:

  • Stückkosten
  • Liefergeschwindigkeit (also die Wiederbeschaffungszeit)
  • Mindestbestellmengen (so genannte MOQs)
  • Lieferzuverlässigkeit

Ein  Bestandsoptimierungssystem ist daher essentiell. Es kann Lieferanten anhand dieser Kriterien laufend vergleichen und den besten auswählten. 

Ein üblicher Ansatz bei der Auswahl ist es, den Lieferanten zu wählen, der am kostengünstigsten rechtzeitig liefern kann, um den gewünschten Service Level zu erreichen. Wenn aber ein Artikel bereits gefährdet ist Out-of-Stock zu gehen, dann wird empfohlen, einen Teil der Bestellung bei dem Lieferanten zu bestellen, der die kürzeste Lead Time (Vorlaufzeit) hat, um den unmittelbaren Bedarf zu decken. Gleichzeitig wird empfohlen die restliche offene Menge bei einem kostengünstigeren Lieferanten mit einer längeren Wiederbeschaffungszeit zu bestellen.

Moderne Bestandsoptimierungslösungen können diese Prüfungen automatisch im Hintergrund durchführen, um so den optimalen Mix an Bestellungen bei den richtigen Lieferanten zu ermitteln.

Mit einem Bestandsoptimierungssystem wird deinen Mitarbeitern die Bestandsplanung deutlich erleichert.

Bestellmanagement 

Für Unternehmen mit tausendenden Artikeln ist die Berechnung von Bestandsparametern wie optimalen Bestellmengen und Bestellpunkten keine einfache Aufgabe.

Viele Unternehmen, die ERP Systeme oder Warenwirtschaftssysteme einsetzen, stellen fest, dass die von Haus aus zur Verfügung gestellten Funktionen für die Bestandsverwaltung nicht wirklich ausreichen. Viele dieser Systeme benötigen noch gewisse manuelle Eingaben durch den Benutzer, um genaue Bestellempfehlungen erstellen zu können. Darunter gehören die manuelle Berechnung unterschiedlicher Nachschubparameter, ohne die viele ERP Systeme keine brauchbaren automatisierten Schritte setzen können.

Um brauchbare Bestellvorschläge generieren zu können müssen viele Parameter wie 

  • Bedarfsprognosen, 
  • Lagerrichtlinien,
  •  gewünschte Service Level,
  • dynamische Wiederbeschaffungszeiten,
  • aktueller Lagerbestand,
  • Sicherheitsbestand

und weitere interne Einschränkungen wie MOQs (also Minimum Order Quantities) berücksichtigt werden. Ein modernes Bestandsoptimierungssystem bietet all das und noch vieles mehr.

Ein digitalisiertes Supply-Chain-Management sieht zwar etwas anders aus, hilft dir aber definitiv, deine Wertschöpfungskette zu optimieren und krisensicherer zu machen. 

Automatisierung

Wie nie zuvor konzentrieren sich Bestands-Teams darauf, die Kundenerwartungen zu managen und Lösungen für die aktuellen Bestandsherausforderungen zu finden.

Merke: Jede einzelne Stunde, die durch die Verwendung von Automatisierung für die Berechnung von Prognosen, für die Übermittlung von zukünftigen Bedarfen an Lieferanten und die Berechnung von nötigen Bestellmengen eingespart wird, ist eine Stunde, die mehr zur Verfügung steht für strategische Aufgaben.

Excel hat uns über viele Jahre einen guten Dienst erwiesen (im Vergleich zur Verwendung eines Taschenrechners). Aber man kommt mit Tabellenkakulationen nur bis zu einem gewissen Punkt und erreicht nur einen gewissen Genauigkeits- und Qualitätslevel. Und dieser Punkt ist spätestens jetzt deutlich überschritten.

Die Ära von Excel und Tabellenkalkulationen zum Auswerten tausender Artikel und für Prognosen im Gießkannenstil ist nun endgültig vorbei. Unternehmen setzen spezifische Software in allen Aspekten ihrer Geschäftstätigkeit ein, um die Effizienz zu steigern - von der Digitalisierung des Vertriebs mittels CRM Systemen bis hin zur Marketingautomatisierung.
Es ist längst überfällig, auch Bestandsverwaltungsteams, Einkäufern und Supply Chain Managern die Möglichkeiten einer solchen spezifischen  und modernen Bestandsoptimierungssoftware zu bieten.

Wie sehen deine Bestände aus? Kannst du sie optimieren?

Weshalb dein Unternehmen ein Bestandsoptimierungssystem braucht

Moderne Bestandsoptimierungssysteme wie EazyStock sind ein wertvolles Tool, welche dir alle relevanten Daten für die Bestandsverwaltung liefern, um effizienter und informierter arbeiten zu können. Ein Tool, das sogar fix fertige Bestellvorschläge für dich generiert. Sämtliche manuelle Tätigkeiten können automatisiert abgewickelt werden, sodass nur noch Spezialfälle durch dich geprüft werden müssen. Das Tool informiert dich dabei über alle Punkte, auf die du noch einen Blick werfen solltest. Beispielsweise Wiederbeschaffungszeiten die höher sind als vom Lieferanten angegeben oder ungewöhnliche Nachfragerückgänge.

Der Einsatz von modernen Bestandsoptimierungstools führt zu:

  • Verbesserten Service-Levels und damit zu weniger Out-Of-Stock Situationen und Umsatzverlusten
  • Reduzierten Überbeständen
  • Einem besseren Cashflow durch Freisetzung von gebundenem Kapital
  • Einem besseren Lieferantenmanagement
  • Leistungsstarken Dateneinblicken für fundierte Entscheidungen
  • und vieles mehr

Wie krisensicher ist eigentlich die Supply-Chain deines Unternehmens?

Wenn du wissen möchtest, wie moderne Bestandsoptimierung auch deinen Einkauf und deine Lagerbestände besser automatisieren können, dann buche jetzt deinen kostenlosen Supply Chain Krisen Quick Check unter https://spilot.net/krisencheck



Du willst noch mehr wissen?

Dann schau dir doch einfach unser Video zu diesem Thema an. Du findest uns bei Youtube: Hier klicken.

Um keine neuen Ideen und Tipps zur Digitalisierung deines Unternehmens zu verpassen, abonniere außerdem unseren YouTube Kanal. Und klicke auf die Glocke, damit du sofort informiert wirst, wenn ein neues Video online geht.

Head of Consulting at Systempilot
Mit über 10 Jahren Erfahrung in der Umsetzung komplexer IT- und SAP Projekte für europäische Großunternehmen bringt Michael Schnepf wertvolles Know-How im Digitalisierungsbereich bei Systempilot ein. Im Systempilot Digitalisierungs-Blog und im Systempilot YouTube Kanal gibt er seine Erfahrungen regelmäßig weiter.