Was ist Digitalisierung? Digitale Transformation einfach erklärt.

Was ist eigentlich Digitalisierung und warum ist das Thema in aller Munde? In diesem Blog-Artikel erfährst du was Digitalisierung bedeutet und wie du selbst zum Digitalisierungschampion werden kannst. Los geht's!

Was bedeutet eigentlich Digitalisierung?

Digitalisierung bezeichnet ursprünglich die Umwandlung von analogen Signalen in digitale Formate, um diese auf digitalen Systemen weiterverarbeiten zu können.

Ein klassisches Beispiel ist der Zelluloidfilm, der mit einer analogen Kamera gefilmt, dann mit einem Analog-Digital-Wandler digitalisiert und anschließend in einem Videoschnittprogramm auf einem Computer geschnitten wird.

In diesem Beispiel hat man also analoges Material digital aufbereitet.

Wenn man heutzutage im Unternehmenskontext von Digitalisierung spricht, ist jedoch häufig eine andere Definition von Digitalisierung gemeint.

Du hast bestimmt schon von der digitalen Revolution gehört. Im Wesentlichen ist damit gemeint, dass Tätigkeiten, die früher nur von Menschen erledigt werden konnten, weitgehend von Maschinen durchgeführt werden.

Das ist natürlich ein bisschen irreführend, denn kaum eine Firma kommt heutzutage noch ohne Computer inklusive Programmen wie Word oder Excel aus, weshalb deren Arbeitstätigkeit ja grundsätzlich bereits digital gestützt ist.

Digitalisierung geht daher einen Schritt weiter, als lediglich Informationen digital aufzubereiten und zu speichern. Ein gutes Beispiel für Digitalisierung, das bei vielen Unternehmen bereits seit Jahrzehnten im Einsatz ist sind Serienbriefe.

Während es früher notwendig war, für jeden einzelnen Empfänger ein eigenes Dokument anzulegen, konnte durch die Einführung von Serienbriefen viel manuelle Arbeit eingespart und so der gesamte Briefsendungsprozess digitalisiert werden.

Durch den rasanten technologischen Wandel sind viele Unternehmen überfordert mit den vielen Digitalisierungsmöglichkeiten und machen daher viele Dinge so, wie sie schon seit Jahrzehnten gemacht werden.

Genau das ist der Punkt, wo Digitalisierung ansetzt und eine Vereinfachung und Automatisierung manueller Arbeitstätigkeiten zum Ziel hat. 

Welche Bereiche betrifft Digitalisierung?

Einige der Teilbereich der Digitalisierung sind:

- Digitalisierung von Prozessen: indem manuelle Tätigkeiten wie z.B. Bestellungen in einem Warenwirtschaftssystem, durch automatische Bestellvorschläge ersetzt werden.

- Elektronische Rechnung und Vergabe: Eine E-Rechnung enthält im Gegensatz zu einer Rechnung als PDF Datei, strukturierte Daten, die ohne menschliches Zutun automatisch in einem Buchhaltungssystem importiert werden können. Diese Rechnungen werden z.B. als EDIFACT, XML oder UBL Datei verschickt und sind für die automatische Datenverarbeitung ausgelegt.

Bei der E-Vergabe geht es darum, Ausschreibungen, die vor allem von öffentlichen Institutionen veröffentlicht werden, vollständig elektronisch abwickeln zu können, ohne dass jemand Text aus einem Angebot händisch in eine Software eingeben muss.

- IT-Sicherheit und Datensicherheit: Spätestens seit der DSGVO ist das Thema Schutz von personenbezogenen und anderen Daten in die allgemeine Wahrnehmung gerückt. Maßnahmen zum Schutz von Informationen sind z.B. das Verwenden von Zwei-Faktor-Authentifizierung, der Einsatz eines Passwortmanagers, regelmäßige Datensicherungen und mehr.

- E-Commerce und Webshop: Das Konsumverhalten entwickelt sich immer mehr in Richtung Onlinehandel, weshalb der Bereich E-Commerce immer mehr an Bedeutung gewinnt. Dabei geht es nicht nur um die klassische Beschaffung von Waren über einen Online Shop, auch das Reservieren eines Tisches im Restaurant oder das Buchen eines Arzttermins wird zunehmend elektronisch durchgeführt.

- Robotik, 3D Druck und AI: In Bereichen wie der Automobilindustrie wird schon seit Jahren stark auf Robotik gesetzt. Mittlerweile sind die Entwicklungen im Bereich 3D Druck und Künstliche Intelligenz, auch AI genannt, soweit fortgeschritten, dass Robotik massentauglich geworden ist.

So können z.B. Ersatzteile, für die eine Massenproduktion unwirtschaftlich wäre als einzelnes Stück mittels 3D Druck realisiert werden. Auch AI und Machine Learning führen z.B. dazu, dass maschinelle Übersetzungen fast nicht mehr von denen professioneller Übersetzungsbüros zu unterscheiden sind, wie die Webseite DeepL eindrucksvoll beweist.

Warum müssen vor allem KMUs in den nächsten Jahren verstärkt auf Digitalisierung setzen?

Durch Maßnahmen

wie z.B. dem e-Procurement, also der elektronischen Warenbeschaffung, wird deutlich, wie viel Zeit eingespart werden kann und Fehler vermieden werden können, wenn Daten zwischen zwei Firmen mittels EDI Schnittstelle ausgetauscht werden, statt per Telefon, Fax oder als PDF Anhang in einer E-Mail.

Als Resultat sind viele Unternehmen, vor allem im Großkundenbereich zunehmend fordernder, was die Anforderungen an ihre Lieferanten anbelangt. Das Ziel im Beschaffungsmanagement vieler Unternehmen ist es, Ihre Mitarbeiter mehr strategisch arbeiten zu lassen und weniger mit manuellen Tätigkeiten aufzuhalten.

Ein anderes Beispiel ist das Einstellen von Mitarbeitern. Während Großkonzerne in der Regel über vorgefertigte Trainings und Onboarding Prozesse verfügen, arbeiten viele KMUs nach dem Prinzip "wer neu in der Firma ist, darf sich von seinen erfahrenen Kollegen einschulen lassen".

Dabei gibt es auch hier viele effektive Maßnahmen wie Intranetsysteme mit interner Schulungsdatenbank, regelmäßige Mitarbeiterschulungen durch Webinare oder Onlinekurse. So können sich Mitarbeiter die benötigten Informationen nach Bedarf holen, statt ihren Kollegen Löcher in den Bauch zu fragen.

Sehen wir uns erfolgreiche Digitalisierung am Beispiel unseres fiktiven Unternehmens, der "Lederhosen AG" an. Die Lederhosen AG ist ein mittelständisches Traditionsunternehmen und produziert und verkauft Trachtenmode wie Lederhosen und Dirndln. Dabei gilt es die hauseigenen Laden-Geschäfte sowie den Online Shop und Händler mit Produkten zu versorgen. Aktuell sucht die Lederhosen AG neue Mitarbeiter im Accounting Bereich. Dazu veröffentlicht die Lederhosen AG online ein Stelleninserat, wo ein Link zu Ihrem E-Recruiting System zu finden ist.

Interessierte Kandidaten klicken daher auf den Link im Stelleninserat und füllen ein Online Formular aus. Anhand der ausgewählten Antworten im Online-Formular werden Kandidaten automatisch in sehr gut passend bis hin zu gar nicht in das Unternehmen passend klassifiziert.

Dadurch kann die HR Abteilung in einem Bruchteil der Zeit die richtige Kandidatin Petra für den Job finden. Nachdem Petra eingestellt wurde, findet ein nahtloser Übergang zum Onboarding Prozess statt, wo Petra in 2 Wochen 80% der für sie wichtigsten Abläufe im Unternehmen durch Onlinekurse und Tests in Erfahrung bringt.

Wenn Petra eine Datei oder Formular sucht, findet sie diese schnell und unbürokratisch in der Online Dateiablage, wenn Sie einen Urlaub buchen möchten, stellt sie einfach einen Antrag im HR System und wenn sie auf Dienstreise ist, fotografiert sie einfach ihre Belege mit dem Smartphone und sendet diese per App an die Accounting Abteilung, die Petras Reisekostenabrechnung mit einem Klick bestätigt.

Überlege dir mal, wie viel Zeit sich die Lederhosen AG jeden Monat durch Digitalisierung der wichtigsten Unternehmensprozesse spart. Und wie viel mehr Zeit den Mitarbeitern für strategische Arbeiten bleibt, statt sich mit der Verwaltung des eigenen Unternehmens zu beschäftigen.

Wie du vom Digitalisierungsneuling zum Digitalisierungschampion wirst

Um bei der Digitalisierung erfolgreich zu sein, ist es notwendig, dass du 3 verschiedene Punkte berücksichtigst. Diese lauten:

1. Plane deine Strategie, bevor du mit der Umsetzung beginnst

2. Setze Prioritäten für die wichtigsten Projekte in deinem Unternehmen

3. Erteile Verantwortlichkeiten für deine Digitalisierungsprojekte

 Strategie 

Viele Unternehmen lassen sich von vielversprechendem technischen Schnickschnack verführen, in der Hoffnung, ihr Unternehmen dadurch effektiver machen zu können.

Was dabei meistens auf der Strecke bleibt ist eine durchdachte Digitalisierungsstrategie, die alle Prozesse im Unternehmen genau beleuchtet und geeignete Maßnahmen berücksichtigt.

Dabei begehen viele Unternehmen den Fehler, dass sie auf verschiedene Insellösungen setzen, die nicht miteinander integriert sind, komplett unterschiedliche Benutzeroberflächen aufweisen und oft für mehr Chaos im Unternehmen sorgen, als dieses zu reduzieren.

Stell dir daher die Frage, welche Probleme du in deinem Unternehmen lösen möchtest, welche Softwareprodukte du dafür verwenden möchtest und wie diese miteinander integriert sind. Viele Programme bieten APIs an, mit denen du z.B. mithilfe von Tools wie Zapier verschiedene Produkte quasi miteinander verheiraten kannst.

Idealerweise setzt du jedoch auf eine vollintegrierte Software-Suite wie Zoho One, wo du auf eine Vielzahl von Programmen zurückgreifen kannst, die von Haus aus aufeinander abgestimmt und integriert sind mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche.

 Priorität 

Frage dich ehrlich: ist es wirklich notwendig, dass deine Todo Liste in der Blockchain gespeichert ist? Oder du durch Machine Learning Tools bessere Facebook Posts erstellen kannst?

Überlege dir, welche Bereiche in deinem Unternehmen wirklich dringend digitalisiert werden müssen und reihe diese nach Priorität. Vergiss Sätze wie "das haben wir schon immer so gemacht" und identifiziere die größten Zeit- und Produktionsfresser in deinem Unternehmen.

Danach musst du dem Thema auch eine gewisse Priorität zuordnen, damit du Schritt für Schritt mühsame Prozesse in automatisierte Workflows umwandeln kannst.

 Verantwortlichkeit 

In den meisten KMUs liegt die Verantwortlichkeit für das Thema Digitalisierung bei der Geschäftsführung, auch wenn diese gar nicht die Zeit und das Know-How hat Digitalisierungsthemen voranzutreiben.

Es ist daher wichtig einen Digitalisierungsbeauftragten in deinem Unternehmen zu bestimmen, der die gesamten Digitalisierungsprojekte deiner Firma überblickt, vorantreibt und neue Initiativen setzt. Ansonsten fühlt sich niemand für die Durchführung und Verwaltung zuständig.

Das führt oft dazu, dass wichtige Projekte eingestampft werden, weil sich niemand dafür zuständig fühlt das Projekt abzuschließen und ordnungsgemäß einzuführen.

Zusammenfassung

Nochmal kurz zusammengefasst. Digitialisierung bedeutet, dass manuelle Prozesse, die nur von Menschen erledigt werden können, weitgehend durch Software automatisiert werden. Dadurch werden Kapazitäten im Unternehmen freigeschaufelt, die für die strategische Entwicklung des Unternehmens verwendet werden können. 

Um zum Digitalisierungschampion zu werden ist es notwendig, dass du

a.) eine Digitalisierungsstrategie entwickelst, bevor du mit der Umsetzung beginnst

b.) Prioritäten für die wichtigsten Projekte in deinem Unternehmen setzt