Kein Platz für Excel im Einkauf des 21. Jahrhunderts

Derzeit wandelt sich die Rolle des Einkäufers vom reinen Kostenoptimierer hin zum Innovationstreiber des Unternehmens. Es wird von dir erwartet, dass du international agierst und durch die Verwendung von Tools Trends schnell erkennst und so mehr strategisch statt operativ arbeitest.

Der Druck des Managements steigt - du sollst die richtigen Zahlen produzieren und präsentieren zu können, und das am besten auf Knopfdruck.

Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, musst du dich von deiner Hassliebe zu Excel befreien und anfangen mit spezialisierten Tools zu arbeiten.

Warum Excel nicht für den professionellen Einkauf ausgelegt ist 

Auf die Frage, "wie machst du aktuell den Einkauf in deinem Unternehmen?" antwortet der Großteil der Einkäufer mit denen ich spreche mit "Excel. Wir machen den Einkauf mit Excel."

Das ist ein absoluter Wahnsinn, wenn man bedenkt, dass bis zu 90% aller Exceltabellen schwerwiegende, teils lebensbedrohliche Fehler beinhalten.

Glaubst du nicht? Hier ein paar pikante Beispiele:

• In der Weltwirtschaftskrise 2008 beging die Barclays Bank einen millionenschweren Fehler, weil Zellen einer Akquisitionsliste ausgeblendet, statt gelöscht wurden.
• Durch einen cut-and-paste Fehler hat die kanadische TransAlta $24M zu viel für Energiekontrakte gezahlt.

24 Millionen Dollar ... Autsch ...

Das Thema "Fehler mit Excel machen" ist sogar so schwerwiegend, dass es seit fast 20 Jahren die "Spreadsheet Risks Interest Group" gibt.

Eine Art Selbsthilfegruppe, die sich mit den schwerwiegenden Fehlern, die durch Excel verursacht werden, beschäftigt

Auf deren Webseite findest du hunderte Horrorgeschichten, die dich in mehr Angst und Schrecken versetzen werden als Chucky die Mörderpuppe.

Was ist so schlecht an Excel ?

Warum ist Excel eigentlich so ungeeignet für den Einkauf? Dafür gibt es eine ganz klare Antwort: es kann zu viel und es kann zu wenig.

Excel ist ein mächtiges Tool, mit dem du Pivottabellen, Formeln anwenden kannst und mehr. Und wie bei jedem mächtigen Tool musst du erstmal wissen, wie du das Ding bedienst.

Die meisten Einkäufer erhalten jedoch nie ein formelles Excel Training, weil es ja als Voraussetzung gilt, dass du in dem Unternehmen überhaupt arbeiten kannst.

Dann sitzt du da und sollst jetzt Bodensatzanalysen machen und deine Artikel nach ihrer ABC/XYZ-Klassifizierung einteilen und das Ganze noch über verschiedene Tabellen hinweg, die alle miteinander verknüpft werden sollen. Und 1x täglich werden dann nochmal alle Daten in den Excel Dateien überschrieben.

Da ist Chaos vorprogrammiert.

Und selbst wenn du ausgewiesener Excel-Spezialist bist und einen schwarzen Gürtel in Tabellenkalkulationen hast, stehst du trotzdem vor dem "Problem", dass auch du nur ein Mensch bist, der auch mal Fehler macht, weil irgendeine Formel um eine Zeile verschoben ist und dann die ganze Kalkulation nicht mehr stimmt.

Nun zum zweiten Punkt: Excel kann zwar theoretisch sehr viel, aber wenns um Spezialanwendungen wie Einkaufsprozesse geht, stößt du sehr schnell an deine Grenzen.

Hast du schon mal eine automatische Saisonalitäten-Erkennung für tausende Artikel in Excel durchgeführt?

Oder Machine Learning-Algorithmen für dein Forecasting in Excel verwendet?

Wenn du willst, würdest du es wahrscheinlich irgendwie in Excel hinbekommen, aber wozu?

Ist es dein Ziel, die anspruchsvollsten Excel Tabellen zu machen oder die bestmöglichen Ergebnisse im Einkauf zu erzielen?

Aber meine Excel Liste ist wirklich toll

Du hast sicher schon sehr viel Zeit in deine Excel Tabellen investiert und kannst dich jetzt vielleicht nicht unbedingt mit dem Gedanken anfreunden, alles umzuschmeißen.

Und vielleicht denkst du dir jetzt gerade "Aber Moment mal, meine Excel Listen sind wirklich toll und besonders raffiniert."

OK, dann stell dir mal die folgende Frage: wie viele Fehlermeldungen kennst du in Excel, wenn Daten nicht stimmen?

Ich kenne nur eine Fehlermeldung, nämlich ERROR.

Oder hast du schon mal eine Info von Excel erhalten, dass beim Importieren deiner Daten Unstimmigkeiten aufgetreten sind und nicht mit der Spezifikation des Feldes übereinstimmen?

Wahrscheinlich nicht.

Excel weiß ja nicht, was du von ihm willst. Woher auch. Excel kann dir nur sagen, ob eine Formel richtig oder falsch -  ist aber nicht, ob die Daten, die du importiert hast, überhaupt inhaltlich Sinn machen.

Eine inhaltliche Beurteilung deiner Daten kannst du nur dann erhalten, wenn es ein vordefiniertes Regelwerk gibt: Welches Feld soll welche Werte beinhalten? Welche Werte sind im erwarteten Bereich und welche fallen komplett aus dem Raster.

Alles Dinge, die du in Excel nicht bekommst und dich daher stundenlang herumärgern musst, weil Excel Nein sagt.

Aber wie soll ich denn sonst den Einkauf machen

Die große Frage lautet nun: Wie soll ich denn sonst meinen Einkauf machen, wenn nicht mit Excel? (Pause)

Ein Wort: Bestandsoptimierungssystem

Ein Bestandsoptimierungssystem ist wie Excel, nur besser, einfacher und intuitiver. Also eigentlich überhaupt nicht wie Excel.

Ein Bestandsoptimierungssystem holt sich die Daten aus deinem ERP System, berechnet all deine wichtigsten Bestandsparameter wie Sicherheitsbestände, Meldebestände und generiert am Ende Bestellvorschläge, die du dann wiederum direkt in dein ERP System importieren kannst.

Ein Bestandsoptimierungssystem hilft dir bei all dem, wo dein ERP System von Haus aus nicht wirklich überzeugt und wo du notgedrungen auf Excel ausweichen musst, wie z.B. eine automatische ABC/XYZ Klassifizierung oder die Erkennung von Saisonalitäten und Trends.

Somit sparst du dir die manuelle Arbeit mit deinen Excel Tabellen und hast ein sicheres, zuverlässiges System, das FÜR dich arbeitet, statt gegen dich.