Erfolgreich Führen auf Distanz – Gunhard Keil / Digitalisierungswoche

Showcase: Scrum im Online-Meeting

Vor der Corona-Krise standen bei der Rail Cargo-Gruppe zahlreiche Meetings für Führungskräfte an: 498 Meetings an 220 Tagen inklusive Anreisezeiten. Mit Corona fand der Wechsel ins Remote Working dann (erzwungenermaßen) schnell statt.  Aber ist der Wechsel von On-Set-Meetings zu Online-Meetings auch gelungen? 

Bei den Meetings geht es um Zeit, Geld und insgesamt darum, dass alle Beteiligten mit einbezogen werden. Dies ist bei Online-Meetings jedoch nicht so einfach. Daher stellt sich folgende Frage:

Wie ist sicherzustellen, dass das Online-Meeting ergebnis- und themenorientiert bleibt?

Mithilfe der Scrum-Methode konnte ein Prozess für diese Meetings entwickelt werden. Die Scrum-Methode gehört zu den agilen Methoden. Diese enthält sogenannte Sprints. Im zeitlichen Rahmen eines Sprints wird  ein Ziel bestmöglich erarbeitet. Danach folgt eine Bewertung des Vorgehens im Sprint, sodass dieser im nächsten Durchlauf verbessert werden kann. Die priorisierten Ziele des Arbeitsprozesses werden dabei im sogenannten Product-Backlog gesammelt. Für das Sprint-Backlog werden jene Arbeitsschritte herausgegriffen, die im aktuellen Sprint relevant sind. 

Das Kernelement des Sprints wurde auf die Online-Meetings übertragen. Dabei enthält das  Product-Backlog die abzuarbeitende Themenliste - und das Sprint-Backlog die zu lösende Besprechungsaufgabe für das jeweilige Meeting. Hier werden auch ein konkretes Besprechungsziel und eine Ergebnisdiskussion formuliert. Außerdem beinhaltet das Sprint-Backlog eine Verbesserungsroutine:

Wie gut ist unser Ergebnis? Wie zufrieden sind wir mit dem Besprechungsprozess und der Erarbeitung des Ziels?  Und wie gut war unser Umgang miteinander? 

Am Ende sollten sich alle Teilnehmer des Meetings mit dem Ergebnis wohl fühlen. Es wird ein Commitment unter den Mitarbeitern geschaffen.

Die Scrum-Methode im Online-Meeting einsetzen

Jedes Online-Meeting folgt einem sechsstufigen Prozess: 

1. Erstellung der Themenliste (Sprint-Backlog: ergibt sich aus den aktuellen Prioritäten)
2. Sprintergebnis vereinbaren (3 min: Was wollen wir heute erreichen?)
3. Ergebnisdialog (20 min: Wie können wir unser Ziel erreichen?)
4. Vorergebnis festhalten (2 min: Was ist das Ergebnis unseres heutigen Meetings?)
5. Der Check (3 min): 

• Ergebnis (Sind wir damit zufrieden? Fehlt uns noch etwas?)
• Prozess (Wie können wir den Arbeitsprozess noch verbessern?)
• Interaktion (Wie sind wir miteinander umgegangen, was können wir verbessern?)

Insgesamt dauert so ein Online-Meeting also 25-35 Minuten. Das ist übrigens auch die Zeitspanne, in welcher Menschen online aufmerksam bleiben können.  Solche Aspekte sollten beim Wechsel zum Remote-Working unbedingt beachtet werden. Es genügt nicht, das Meeting nur Online abzuhalten. Auch die Rahmenbedingungen ändern sich.

Um einen optimalen Ablauf des Meetings zu gewährleisten, nehmen die Teilnehmer während des Meetings  verschiedene Rollen ein:

• Moderation:  moderiert und lenkt das Gespräch so, dass es ergebnisorientiert bleibt
• Timekeeping: achtet auf das Einhalten des Zeitrahmens
• Dokumentation: dokumentiert die Sitzung

Und schließlich gibt es noch die wichtigste Rolle: Die Ergebnisverantwortlichen. Das ist die Rolle des gesamten Teams.

Die Scrum-Methodik bietet zahlreiche Vorteile für dein Unternehmen: Die Meetings sind zielorientierter, die Themen sind relevant, die Ergebnisse sind dem Einzelnen zugänglicher. Dadurch erlebt das Team Erfolge. Die Teammitglieder befinden sich zwar weiterhin im Physical Distancing, es liegt aber kein Social Distancing mehr vor.  Aus diesem Grund bietet die Scrum-Methode auch in Sachen Teambuilding so einige Vorteile. 

Showcase: Was genau heißt Führen auf Distanz? 

Die Digitalsee ist ein Digitalisierungsunternehmen mit Spezialisierung auf Projektmanagement - an der Schnittstelle zwischen dem Fachbereich und der IT.  Neben der Betreibung von Applikationen ist die Digitalsee Experte für New Work. Unter diesen Sammelbegriff fällt auch das Führen auf Distanz.

Die wesentliche Aufgabe beim Führen auf Distanz es es  eine Verbindung herzustellen - zwischen Menschen, die räumlich voneinander getrennt sind. Der soziale Kontakt, der sonst bei einem gemeinsamen Kaffeetrinken entsteht, muss in diesem Falle anders hergestellt werden.

Ein wichtiger Begriff ist in diesem Zusammenhang das Transformationale Führen:
Statt eines simplen Interessensaustauschs zwischen Mitarbeiter und Führungskraft (Transaktionales Führen) geht es hier um Inspiration, Motivation und Weiterentwicklung. Führen ist nicht nur das Verteilen von Aufgaben, sondern sollte Menschen sinnstiftend und  empathisch einbinden und sie inspirieren, gemeinsam an herausfordernden Aufgaben zu arbeiten. Dafür braucht man ein kollektives, attraktives Ziel. 

Wo da der Unterschied zum Führen "ohne Distanz" liegt? Es gibt gar nicht so viele Unterschiede. Die Grundprinzipien sind dieselben. Da der persönliche soziale Kontakt fehlt, sind allerdings neue Herausforderungen in Kategorien wie Vertrauensbildung zu beachten.

Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser

Distanz verträgt nur ein gewisses Maß an Komplexität. Je komplexer die Vorgänge sind, desto schwieriger sind sie im Remote Working zu übermitteln. Daher arbeitet die Digitalsee mit dem sogenannten OKR-System (nach dem Buch "Measure what Matters" von John Doerr).

Führen auf Distanz setzt Vertrauen voraus. Es ist nicht sinnvoll, die Mitarbeiter mit Regeln einzuschränken, nur  weil einige Wenige die Situation vielleicht ausnutzen könnten. Es ist davon auszugehen, dass der überwiegende Großteil der Mitarbeiter sich einbringen will. Anstatt ihnen unbegründetes Misstrauen zu erweisen, sollte im Recruiting genau überprüft werden, ob der Bewerber zum Unternehmen passt.

1. Hohe Flexibilität was die Form der Arbeit und des Arbeitsumfelds betrifft
2. Auch in Corona-Zeiten wird Spaß groß geschrieben
3. Individualismus fördern und den Mitarbeitern regelmäßig für ihren Einsatz danken

Führungsfehler auf Distanz vermeiden

"Tatsache ist, dass Führen auf Distanz, mit der Technik die wir einsetzen, Führungsfehler verstärkt" - Gunhard Keil

Eine nachhaltige Struktur ist bei der Arbeit mit Technologien, welche das Führen auf  Distanz ermöglichen, essenziell. Diese bietet z.B. die Scrum-Methode für Online-Meetings. Wenn Beziehungen nicht aufgebaut und vertieft werden können, kommt dies bei der Führung auf Distanz umso stärker zum Tragen. Im Remote-Working sollte umso mehr darauf geachtet werden, dass das Vertrauensverhältnis zwischen Mitarbeitern gestärkt ist und bleibt.

Daher sollten Führungskräfte Folgendes mitbringen.

• Toolset (Ich brauche die technischen Werkzeuge zum Führen auf Distanz)
• Skill Set (Ich muss über die nötigen Fähigkeiten verfügen, um auf Distanz zu Führen)
• Mindset (Ich bewerte es positiv , dass Andere selbstständig arbeiten- und ich unterstütze sie dabei)

Wenn all diese Aspekte stimmen, wird Führen auf Distanz für dich und deine Mitarbeiter zu einem erfolgreichen Projekt.