Mehr Versorgungssicherheit in der Corona-Krise – in 5 Schritten

Kann man im Hinblick auf die aktuelle Supply Chain Krise überhaupt seinen Bestand optimieren?

Muss ich meine Beschaffung komplett manuell machen, weil die Datenlage ohnehin nicht zuverlässig ist?

Was für Möglichkeiten habe ich in Zeiten internationaler Warenverknappungen meine Versorgungssicherheit zu verbessern?

Die Antworten findest du in diesem Artikel.

Kein Grund, den Kopf in den Sand zu stecken.

Wenn man der aktuellen Berichterstattung glaubt, könnte man ja fast glauben, dass jedes einzelne Material auf der Welt gerade restlos ausverkauft ist und 5 Jahre Lieferzeit hat.

Das stimmt so natürlich nicht, sonst gäbe es ja keinen Warenverkehr mehr auf der Welt und alles würde stillstehen.

Unsere Kunden bestätigen uns das. Während es früher z.B. bei rund 10% der Artikel Versorgungsengpässe oder Fehlmengen gab, sind es bei unseren Kunden jetzt vielleicht 15-20%.

Das ist eine gravierende Veränderung, vor allem wenn es um gefragte Materialien wie Halbleiter geht.

Trotzdem kein Grund, den Kopf in den Sand zu stecken und darauf zu hoffen, dass in ein paar Monaten alles vorbei ist und du den Einkauf so wie früher machen kannst. Es wird kein früher mehr geben.

Deshalb haben wir basierend auf Kundenfeedback, Recherche und Experteninterviews 5 Schritte definiert, wie du trotz internationaler Warenverknappung deinen Bestand optimieren und so für mehr Versorgungssicherheit in deinem Unternehmen sorgen kannst.

 Schritt 1 - Bestellmengen bündeln und Lieferanten reduzieren 

• Je weniger Lieferanten du hast und je höher dadurch dein Einkaufsvolumen bei den Lieferanten wird, desto stärker ist deine Verhandlungsposition. Das bedeutet, dass du bei deinen Lieferanten priorisiert behandelt wirst, weil du größere Mengen abnimmst.

Das ist insbesondere jetzt wichtig, wo weltweit die Nachfrage höher als das Angebot ist und es eher um die Frage geht wer beliefert wird und nicht wann..

• Weiters kannst du bessere Preise erzielen, indem du deine Bestellungen bei einem Lieferanten bündelst und statt z.B. 3x die Woche 1 Palette zu bestellen, lieber 1x die Woche 3 Paletten bestellst.
• Auch Bonusvereinbarungen bei den Lieferanten sind leichter zu argumentieren, wenn du höhere Jahresmengen erzielst und aufgrund von gebündelten Bestellungen noch dazu den Logistikaufwand beim Lieferanten reduzierst.

Nicht zu vergessen ist auch, dass du bei weniger Lieferanten auch weniger Stammdaten abbilden musst und daher schneller und effizienter arbeiten kannst

Das ist insbesondere wichtig, wenn du den gleichen Artikel bei z.B. 8 verschiedenen Lieferanten bestellst, je nachdem wer gerade am günstigsten liefert.

All das hilft dir dabei, mehr Zeit in die Verbesserung der Beziehung mit deinen Lieferanten zu investieren und so in weiterer Folge auch deine Versorgungssicherheit zu steigern.

Schritt 2 -  Unterschiedliche Beschaffungsstrategien für unterschiedliche Artikel

Es macht in der Regel keinen Sinn C-Artikel wie z.B. Schrauben oder Verpackungsmaterial jede Woche zu bestellen.

Das generiert massiven Aufwand in der Beschaffung, insbesondere wenn diese C-Artikel auch noch manuell beschafft werden.

Sofern du keine massiven Platzprobleme oder andere Einschränkungen hast, macht häufiges Bestellen von C-Teilen keinen Sinn.

Trotzdem hören wir sehr oft, dass C-Teile jede Woche, manuell bestellt werden ... und dann auch noch Out of Stock gehen.

C-Teile sollten in der Regel komplett automatisch beschafft werden. Der geringe Kapitalaufwand auf der einen und der hohe Beschaffungsaufwand auf der anderen Seite rechtfertigen eine manuelle Beschaffung nicht.

Insbesondere in Hinblick auf die aktuellen Warenverknappungen macht es auch keinen Sinn, regelmäßig, geringere Mengen an C-Teilen zu bestellen, wenn man sich mit geringem Kapitaleinsatz seine Versorgungssicherheit für längere Zeit für diesen Artikel sichern kann.

Bei A-Teilen wie teuren Motoren wiederum wird diese Strategie nicht funktionieren und ein händisches drüberschauen unvermeidbar sein.

 Schritt 3 - Lieferanten-Forecasts generieren

Was braucht dein Lieferant von dir, um dir Produktionsmengen zusichern zu können? Entweder Rahmenverträge oder Forecasts. Aber wer will schon Rahmenverträge?

Rahmenverträge bedeuten ja nur, dass deine Lieferanten-Forecasts nicht genau genug sind. Dein Lieferant will dich daher verständlicherweise durch Verträge zu einer bestimmten fixen Abnahmemenge verpflichten.

Wenn deine Lieferanten-Forecasts jedoch eine hohe Trefferquote haben und stark mit den von dir abgerufenen Mengen beim Lieferanten übereinstimmen, brauchst du keine Rahmenverträge mehr. Dein Lieferant wird eher gewillt sein, für dich vorzuproduzieren, wenn du ihm durch genaue Forecasts entsprechende Sicherheiten geben kannst.

Du wiederum musst dich nicht verpflichten, Mengen anhand von festgelegten Rahmenverträgen abzurufen, die auf Schätzungen und Bauchgefühl basieren.

Solltest du trotzdem nicht auf Rahmenverträge verzichten können oder wollen, brauchst du deine Lieferanten-Forecasts zumindest, um realistische Absatzmengen eruieren zu können.  Oftmals verhandeln Handels- und Produktionsunternehmen mit ihren Lieferanten Rahmenverträge und Bonusvereinbarungen, die auf komplett unrealistischen erwarteten Absatzmengen basieren.

Schritt 4 - Kritische Artikel identifizieren

Welche Artikel laufen Gefahr, demnächst Out of Stock zu gehen? Welche Artikel davon haben offene Kundenaufträge?

Vielleicht ist das bei dir ja auch so: du gehst alle lagergeführten Artikel der Lieferanten, die dir zugewiesen sind durch und bestimmst dann, welche Artikel in welcher Menge nachbestellt werden müssen.

Ohne Priorisierung, ohne Fokus auf die wesentlichen Artikel und mit viel manuellem Aufwand.

Du brauchst eine Übersicht darüber, wie hoch die Lagerreichweite für deine Artikel ist. Und damit meine ich jetzt keine Excel Liste, wo du den durchschnittlichen Lagerbestand mit dem durchschnittlichen Bedarf dividierst.

Damit kommst du nicht weit, weil gerade in der aktuellen Situation Durchschnittswerte nichts wert sind. Welchen Durchschnitt solltes du überhaupt nehmen? Den Durchschnitt über das Jahr hinweg? Den Durchschnitt im Vergleich zum Vorjahresmonat?

Die Lagerreichweite muss die Volatilität des Bedarfs berücksichtigen, den Bedarfslebenszyklus, etwaige Trends und mehr.

Das musst du dann der tatsächlichen, aktuellen Lieferzeit deiner Lieferanten gegenüberstellen, um herauszufinden, wie du deine Bestellungen priorisieren solltest.

Schritt 5 - Container effizienter befüllen

Du bestellst aus Asien mit einer Lieferzeit von 180 Tagen. Du zahlst für einen Container heute ein vielfaches dessen, was du noch vor 1-2 Jahren gezahlt hast.

Das bedeutet, jeder Kubikzentimeter, der nicht optimal genutzt wird, kostet pures Geld.

Umso wichtiger ist, dass du deine Bestellmengen nicht nur anhand von offenen Kundenaufträgen und historischen Bestellmengen bestimmst, sondern auch anhand des prognostizierten, zukünftigen Verbrauchs.

Es wäre fatal einfach von allem, was du bestellen möchtest, ein paar Stück mehr zu bestellen, um einen Container vollzukriegen, ohne Berücksichtigung der tatsächlichen Prognosen.

Ein Container, LKW etc. muss immer nach einer Priorisierung der voraussichtlichen Verbräuche befüllt werden.

Das bedeutet, dass du berücksichtigen musst, welche Artikel, in welcher Reihenfolge, den höchsten Verbrauch bzw. die geringste Lagerreichweite haben.

Fazit

Wie du siehst, gibt es genügend Möglichkeiten, um auch in der aktuellen Supply Chain Krise deinen Bestands zu optimieren, deine Beschaffungsprozesse zu automatisieren und dadurch die Versorgungssicherheit in deinem Unternehmen zu erhöhen.

Digitalisierung von Einkaufs- und Beschaffungsprozessen sind keine Schönwetter-Themen, die man mal angehen kann, wenn sonst alles rund läuft.

Nur wenn ich meine Prozesse im Griff habe, weiß, welche voraussichtlichen Verbräuche zu erwarten sind, potentielle Fehlmengen schnell identifizieren kann und passende Beschaffungsstrategien anwende, kann ich mein Standing bei meinen Lieferanten verbessern und so nachhaltig die Versorgungssicherheit in meinem Unternehmen steigern.

Das ist aber extrem herausfordernd ohne die passende technische Infrastruktur. Um hier mehr Transparenz in deinen Beschaffungsprozess zu erhalten, brauchst du zumindest ein BI Tool, besser noch ein spezialisiertes Bestandsoptimierungssystem.