3CX VoIP Telefonanlagen-Kauf: 7 Punkte, die du beachten musst

Über 250.000 Kunden in über 190 Ländern sprechen für sich: 3CX ist eine sehr gute Wahl für eine VoiP Telefonanlage. Aber worauf musst du bei der Einführung deiner 3CX Telefonanlage achten? Ist es egal, welchen Anbieter du wählst? Welche technischen Voraussetzungen musst du erfüllen, um überhaupt eine 3CX Voice over IP Telefonanlage betreiben zu können?
 
Wir haben die 7 wichtigsten Themen zusammengefasst, die uns bei der Arbeit mit unseren 3CX Kunden immer wieder begegnen. Legen wir gleich los!

Nummer 1: Cloud oder On-Premise?

3CX ist eine Software, die du sowohl auf deinem eigenen Server installieren, als auch bei einem Cloud-Anbieter buchen kannst. Zum selbst installieren kannst du einfach auf die 3CX Webseite gehen, dich registrieren und 3CX zum Installieren auf deinem Server herunterladen. Bevor du das machst, solltest du dir jedoch ein paar wichtige Fragen stellen:

• Wie groß ist deine IT-Abteilung? Besteht diese nur aus einer Person oder vielleicht sogar aus jemand Externem, der bei Bedarf gebucht wird?
• Wie sieht deine Server- Landschaft aus? Kannst du redundante Failover-Server zur Verfügung stellen, falls einmal ein Server ausfällt?
• Wie viel Know-How ist in deinem Unternehmen in Bezug auf VoIP, SIP-Trunking oder PBX vorhanden?

Wie du siehst gibt es viele Dinge zu beachten. Überlege dir mal, was das für Auswirkungen für dich und dein Unternehmen hat, wenn für mehrere Stunden deine Telefonanlage nicht mehr funktioniert, weil z.B. der Server ausgefallen ist.
Bei einer Cloud-Telefonanlage wird auf redundante Server zurückgegriffen. Das bedeutet wenn ein Server ausfällt, übernimmt ein anderer Server den Dienst und deine Telefonanlage funktioniert weiterhin. Cloud-Telefonanlagen haben auch mehrere Internetanbindungen. Wenn im Rechenzentrum die Internetverbindung ausfällt, gibt es immer noch Backup-Verbindungen.

Und auch wenn deine Stand-Internetverbindung mal ausfällt, kannst du mit einer gehosteten Cloud-Telefonanlage trotzdem weitertelefonieren. Ganz einfach mit deinem Smartphone - über deinen Mobilfunktarif.

Deshalb lautet unsere Empfehlung ganz klar: sofern du keine eigene IT-Abteilung mit mehreren Mitarbeitern hast, die über umfassendes VoIP und 3CX Know-How verfügen und permanent verfügbar sind, falls mal ein Fehler auftritt, lass lieber die Finger von einer selbst-gehosteten 3CX Telefonanlage.

Und auch wenn du eine solche IT-Abteilung hast, ist es wahrscheinlich vernünftiger, wenn du IT-Themen, die du nicht unbedingt intern behandeln musst, auslagerst. In der Regel gibt es auch so schon genug in der IT-Abteilung zu tun.

Für mehr Informationen zum Thema Cloud vs. On-Premise, schau dir doch einfach unser anderes Video zu dem Thema an. 

Nummer 2: STUN oder SBC?

Wenn dir dein 3CX Partner verspricht, dass du deine Tischtelefone an jede beliebige Netzwerksteckdose mit Internetanschluss anstecken und sofort lostelefonieren kannst, solltest du so schnell wie möglich davonlaufen.

Hierbei handelt es sich wahrscheinlich um ein Tischtelefon, das mittels STUN mit deiner Telefonanlage verbunden wird.

Bei STUN, eine Abkürzung für Session Traversal Utilities for Network Address Translation,  ist es so, dass dein Tischtelefon direkt über deinen Internetrouter mit deiner 3CX Telefonanlage kommuniziert, ohne dass du ein Gerät dazwischenschalten musst.

Bei SBC, eine Abkürzung für Session Border Controller, hast du ein zusätzliches Gerät, das zwischen deinen Internet Router und dein Tischtelefon geschalten wird.

Jetzt fragst du dich wahrscheinlich:
Warum sollte ich SBC wählen, wenn ich dafür ein zusätzliches Gerät brauche? Warum sollte ich mein Tischtelefon nicht direkt mit meinem Router verbinden?
Weil du bei STUN mehr Fehlerquellen hast. Es liegt viel mehr Konfigurationsaufwand bei dir und der Support von außen gestaltet sich schwieriger, als bei SBC.

Bei SBC hast du ein zusätzliches Gerät, das du von deinem 3CX Partner vorkonfiguriert zugeschickt bekommst. Dieses kannst du direkt an deinem Internet-Router anschließen und so deinem 3CX Partner ermöglichen, von außen auf deine Tischtelefone zuzugreifen.

So ist ein besserer Support zu möglich, z.B. weil überprüft werden kann:

• ob eine Verbindung von außen auf dein Netzwerk grundsätzlich möglich ist?
• ob dein Tischtelefon erreichbar ist oder nicht?
• ob dein Telefon falsch konfiguriert ist?

und vieles mehr.

Wenn du STUN verwendest und z.B. nicht die notwendigen Ports freigeschalten hast, kann man im schlimmsten Fall von außen gar keinen Support leisten. In diesem Fall müsste ein Techniker für einen Vor-Ort Einsatz geschickt werden, was natürlich auch hohe Kosten verursachen kann.

Kurz zusammengefasst: Verwende am besten immer SBC, lass den Konfigurationsaufwand bei deinem 3CX Partner und spar dir teure Vor-Ort Supporteinsätze.

Nummer 3: Tischtelefone: Die richtige Verkabelung

Bei 3CX kannst du sowohl mit klassischen Tischtelefonen telefonieren, als auch mit dem Webclient am Computer oder mit der 3CX Smartphone-App.

Viele Unternehmen verwenden gerne weiterhin Tischtelefone, da man schnell und einfach Zugriff auf die wichtigsten Funktionen hat, das Tischtelefon gut als Freisprechanlage verwenden kann und mehr.

Damit du die Tischtelefone verwenden kannst, gibt es verschiedene Verkabelungsmöglichkeiten. Die einfachste und direkteste Möglichkeit der Verkabelung ist, dass du mit einem eigenen RJ45 bzw. LAN-Kabel dein Telefon mit deinem 3CX Cloud-Router verbindest, (wenn du SBC im Einsatz hast). Oder du verbindest es direkt mit dem Internet Router, wenn du STUN verwendest.
Wenn du mehr Tischtelefone anschließen möchtest, als der 3CX bzw. Internet-Router Ports hat, kannst du auch einen einfachen Unmanaged Switch dazwischenschalten, um hier zusätzliche Geräte anschließen zu können.

Du hättest also ein eigenes Kabel für jedes Tischtelefon, zusätzlich zu den vorhandenen LAN-Kabeln, mit denen du deine Computer mit dem Netzwerk verbindest.

Wenn du in deinem Büro nicht die Möglichkeit hast, eigene Netzwerkkabel nur für die Tischtelefone zu verlegen, bspw. wenn es nur ein einziges LAN-Kabel vom Serverraum in einen bestimmten Arbeitsraum in einem anderen Stock gibt, lässt sich das Ganze auch über ein einziges LAN-Kabel lösen.

Die heute gebräuchlichen Tischtelefone verfügen nämlich alle über einen RJ45-Eingang, sowie einen RJ45-Ausgang.

Dadurch kannst du den Netzwerk-Traffic quasi durch das Telefon durch leiten. Das Tischtelefon holt sich nur jene Datenpakete, die für das Tischtelefon relevant sind und schleust die restlichen Datenpakete an den dahinter angeschlossenen Computer weiter.

Woher weiß aber das Tischtelefon, welche Datenpakete relevant sind und welche einfach weitergeschleust werden sollen?

Indem du einen Managed Switch verwendest und VLAN Tags für den Voice over IP Traffic vergibst, während du den restlichen Netzwerktraffic untagged an den PC weiterschleust.

Nummer 4: Kanäle und Gesprächstarife

Die Kosten einer 3CX Telefonanlage setzen sich im Wesentlichen aus zwei Teilen zusammen:

• Die Anzahl der Kanäle und
• Der Gesprächstarif

Fangen wir mit der Anzahl der Kanäle an.
Was bedeutet überhaupt Kanal in diesem Zusammenhang?

Ein Kanal ist ein Anruf mit oder zu deiner 3CX Telefonanlage. Beispielsweise  wenn du jemanden anrufst oder wenn dich jemand auf deiner 3CX Telefonanlage anruft.

Bitte beachte: auch interne Telefonate, also wenn du mit deiner 3CX Anlage einen Kollegen oder eine Kollegin auf einer anderen internen Nebenstelle anrufst, zählen als Kanal.
Genauso zählt es als Kanal, wenn z.B. ein Kunde bei deiner Telefonanlage anruft und sich gerade in der Warteschleife befindet.

Es ist daher wichtig, dass du dir im Vorfeld überlegst:

1. Wie viele Personen im Unternehmen telefonieren üblicherweise gleichzeitig intern?
2. Wie viele Personen im Unternehmen telefonieren üblicherweise gleichzeitig nach außen bzw. werden von außen angerufen?
3. und schließlich: wie viele Personen befinden sich üblicherweise gleichzeitig in der Warteschleife und warten darauf, dass ihr Anruf entgegengenommen wird?

Wenn du diese 3 Informationen beisammen hast, kannst du dir ausrechnen, wie viele 3CX Kanäle du brauchst.

So, nun zu den Gesprächstarifen. Es gibt in der Regel 3 Arten von Gesprächstarifen:

1. Abrechnung auf Minutenbasis
2. Minutenpakete
3. Flat Tarife

Das Einfachste sind Minutentarife. Hier zahlst du einfach für jede Minute, die du nach außen telefonierst. Interne Telefonate sind bei 3CX immer gratis.
Anrufe zu externen Mobilnummern sind üblicherweise teurer als Anrufe zu Festnetznummern. Die genauen Tarife entnimmst du am besten der Preisliste deines 3CX Partners.

Die zweite Art von Gesprächstarifen sind Minutenpakete. Hier hast du ein festgelegtes Kontingent an Freiminuten und zahlst einen fixen monatlichen Betrag. Wenn du das Kontingent am Ende des Monats nicht verbrauchst, verfallen die Freiminuten. Wenn du hingegen mehr telefonierst, als in deinem Minutenpaket Freiminuten enthalten sind, zahlst du einfach jede weitere Minute laut Preisliste deines 3CX Partners.

Die dritte Art von Gesprächstarifen sind Flat Tarife. Hier zahlst du einen fixen monatlichen Betrag für unlimitierte Freiminuten und weißt am Ende des Monats immer genau, wie hoch deine Telefonrechnung sein wird.

Wenn du mehr zu 3CX Gesprächstarifen wissen möchtest, dann schau dir einfach unser anderes Video zu dem Thema an.

Nummer 5: Analoge oder digitale Gegensprechanlage?

Gegensprechanlagen lassen sich direkt in deine 3CX Telefonanlage integrieren. Du kannst 3CX so konfigurieren dass, wenn jemand bei der Eingangstür läutet, du automatisch einen Anruf von deiner 3CX Telefonanlage bekommst und durch Drücken einer Taste die Tür öffnen kannst.
Du kannst auch, bevor du die Tür öffnest, mit der Person sprechen, die geläutet hat und, wenn du eine passende digitale Gegensprechanlage hast, sogar ein Video dieser Person sehen.

Es gibt grundsätzlich 2 Arten von Gegensprechanlagen: analoge und digitale Gegensprechanlagen. In der Regel solltest du immer eine digitale Gegensprechanlage verwenden, da du hier viel mehr Möglichkeiten hast.

Oft ist das jedoch nicht möglich, da sich z.B. dein Büro in einem Mehrparteienhaus befindet und du dir die Gegensprechanlage mit anderen Parteien im Haus teilst. Hier bist du auf eine, häufig veraltete,  Gegensprechanlage angewiesen.

3CX kann sowohl mit analogen, als auch digitalen Gegensprechanlagen arbeiten. Bei analogen Gegensprechanlagen kannst du einfach einen Analog/Digitalwandler zwischen Gegensprechanlage und 3CX Telefonanlage schalten. Dieser übersetzt die analogen Signale der Gegensprechanlage in ein Format, das deine 3CX Telefonanlage versteht.

Nummer 6: Welche Telefonansagen brauche ich?

Telefonansagen sind eine der einfachsten Möglichkeiten, deinen Kundenservice zu verbessern. Ganz gleich, ob deine Kunden außerhalb der Öffnungszeiten anrufen oder automatisch informiert werden, an welchem Platz in der Warteschleife sie sich befinden: mit den richtigen Telefonansagen wissen deine Kunden immer Bescheid.

Es gibt daher eine Reihe von Telefonansagen, die bei jeder Telefonanlage hinterlegt sein sollten. 

Da gibt es zum einen die Ansage "Anruf während der Öffnungszeiten" , dass man sich noch ein bisschen gedulden soll, weil gerade alle Leitungen belegt sind. So weiß der Kunde, dass er grundsätzlich zu den Öffnungszeiten anruft, aber er noch ein bisschen warten muss.

Dann gibt es die Ansage  "Anruf außerhalb der Öffnungszeiten", die dem Anrufenden mitteilt, wenn dieser außerhalb der Öffnungszeiten anruft. Alternativ kannst du noch eine zweite Ansage machen, für die Fälle, wo dein Unternehmen wegen Betriebsurlaubs oder anderer Ereignisse geschlossen ist. Am besten noch mit Hinweis auf die Webseite, wo die genauen Urlaubszeiten vermerkt sind, damit du nicht für jeden Betriebsurlaub eine neue Ansage aufnehmen musst.

Und schließlich gibt es noch eine Ansage "Digitale Rezeption", die sich insbesondere bei größeren Unternehmen anbietet. Hier gibst du wo du dem Anrufenden durch Tastenwahl die Möglichkeit , direkt mit der passenden Abteilung verbunden zu werden.

Nummer 7: Der richtige Anbieter

Wie überall anders auch, ist es wichtig, dass du bei deiner 3CX Telefonanlage einen Partner hast, der zu dir passt. Um dir die Auswahl zu erleichtern, haben wir hier die Top 5 Entscheidungskriterien zur Auswahl eines 3CX Partners für dich zusammengefasst:

1. Kannst du selbst Änderungen vornehmen? Wenn deine 3CX Telefonanlage einmal eingerichtet ist, solltest du Zugriff zur Admin Console bekommen. Hier kannst du eigenständig Nebenstellen einrichten, Öffnungszeiten einstellen und mehr
2. Wo wird deine 3CX Telefonanlage gehostet? Wird sie in einem Rechenzentrum gehostet? Wie sieht es aus mit Redundanz, Failover und Sicherheitsmaßnahmen?
3. Kommt alles aus einer Hand? Oder musst du für das Hosting der Anlage, den SIP Trunk und die Internetleitung auf verschiedene Anbieter zurückgreifen? Was passiert, wenn ein Fehler auftritt? Wie kann dann sichergestellt werden, dass z.B. nicht der Telefonanlagen Hosting Anbieter sagt, dass der SIP Trunk Anbieter Schuld sei - der SIP Trunk Anbieter aber wiederum sagt, die Schuld liege beim Telefonanlagen Hosting Anbieter?
4. Wie viele Telefonanlagen hat der Anbieter bereits umgesetzt und welche Kunden in deiner Größe hat der Anbieter?
5. Welche 3CX Zertifizierung hat der Anbieter? Ist dieser nur Bronze Partner oder sogar Titanium Partner? Je höher die Zertifizierung des Anbieters, desto höhere Qualitätsanforderungen gelten auch für den Anbieter und desto mehr Services kann der Anbieter in der Regel auch anbieten.