Nachdem wir uns im Teil 1 dieser Serie angesehen haben, welche marktorientierten und vertragsabschließenden Aufgaben es im Einkauf gibt, werden wir uns in diesem Blogbeitrag den administrativen und verwaltenden Aufgaben des Einkaufs widmen.
Schau dir das zugehörige Video (Teil 2) auf unserem YouTube-Kanal an.
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Hier geht es zu weiteren Tipps rund um Bestandsoptimierung, Einkauf, E-Commerce & Logistik
Bestellprozess und Anlieferprozess
Der Bestellprozess kann in jedem Unternehmen unterschiedliche ablaufen. Er basiert aber immer auf einem grundlegenden Referenzprozess. Und diesen Referenzprozess wollen wir uns nun genauer ansehen.
Je nach Komplexität der Beschaffung und der Wertigkeit der Materialien bzw. der Notwendigkeit der Sicherheit und Qualität (Stichwort Flugzeugbau) können einzelne Schritte ausgelassen oder aber noch verfeinert werden.
Zunächst ist noch wichtig zu wissen, welche Akteure an der Durchführung des Bestellprozesses beteiligt sind (vgl. Kuhlang et al., 2010):
- die Einkaufsabteilung
- der Lieferant
- der Wareneingang
- die Rechnungskostenstelle / die Kreditorenbuchhaltung und
- das Lager
Nur ein gutes Zusammenspiel all dieser Akteure ermöglicht einen reibungslosen Ablauf.
Der Referenzprozess
Der Prozess startet durch eine Bedarfsmeldung. Im Unternehmen besteht also ein konkreter Bedarf eines Artikels. Dieser Bedarf soll durch eine externe Beschaffung gedeckt werden.
Wie eine Bedarfsanalyse funktioniert haben wir uns schon in Teil 1 dieser Serie angesehen. Alle Details findest du in diesem Video.
Wenn der Bedarf gemeldet und der Lieferant bereits bekannt ist, so kann die Bestellung direkt an den Lieferanten ausgelöst werden.
Angebotsanforderung und Lieferantenangebot
Ist der Lieferant jedoch noch nicht bekannt so muss dieser zunächst noch gefunden und ausgewählt werden. Dazu werden zunächst Angebotsanforderungen (so genannte RFPs - also Requests for Proposals) an die potentiellen Lieferanten gesendet.
Diese arbeiten dann Angebote aus, welche als Lieferantenangebot (im englischen Proposal) wieder zu dir zurückgeschickt werden.
Der Einkauf prüft nun die Angebote der Lieferanten und wertet diese aus. Das beste Angebot gewinnt und damit kann die Bestellung ausgelöst werden.
Dabei wird die Bestellung angelegt und an den Lieferanten übermittelt. Dies kann klassisch per Brief oder E-Mail oder mittels Electronic Data Interchange (kurz EDI) erfolgen.
Ist der Lieferant noch nicht bekannt, müssen zuerst Lieferantenangebote eingeholt werden.
Auftragsbestätigung
Im nächsten Schritt bearbeitet der Lieferant die Bestellung und schickt danach eine Auftragsbestätigung an den Einkauf zurück. Deckt sich die Auftragsbestätigung des Lieferanten mit der Bestellung aus der Einkaufsabteilung, so ist durch die Übereinstimmung von Willenserklärungen bereits ein Vertrag zustande gekommen. Es kann aber immer wieder vorkommen, dass die Auftragsbestätigung des Lieferanten von der Bestellung des Einkaufs abweicht - etwa bei den Zahlungs- oder Lieferbedingungen. Hierbei ist dann noch eine rechtliche Klärung nötig.
Danach kann es noch einmal zu einer Auftragsbestätigung des Einkaufs kommen. Normalerweise findet das aber nur selten statt.
Produktion
Danach nimmt der Lieferant den Auftrag entgegen und produziert die bestellte Ware. Im Rahmen der Auslieferung der Ware aus dem Lager wird ein Lieferschein erzeugt, der die wesentlichen Informationen (Bestellung, wie/welche/wie viele Artikel geliefert werden), beinhaltet. Der Lieferschein enthält in der Regel keine Preisinformationen, denn diese Information ist für die Durchführung des Wareneingangs auf Kundenseite nicht nötig.
Dem Lieferschein können weitere Dokumente beigefügt werden, wie etwa die Rechnung oder eine Packliste welche festhält, welche Artikel in welchen Mengen in welchen Verpackungen enthalten sind.
Eingang beim Kunden
Kommt die Ware dann beim Kunden an, so wird diese entgegengenommen und es erfolgt die sogenannte Wareneingangsprüfung. Wie der Wareneingang genau funktioniert, schauen wir uns in einem späteren Artikel noch an.
Ist die Ware nicht ok, so ist eine entsprechende Meldung durchzuführen und mit dem Lieferanten abzuklären, ob es z.B. zu einem Preisnachlass oder einer Warenrücksendung (also einer Retoure) kommen soll.
Ist die Ware ok, so kann es eine Freigabebestätigung geben welche dies zum Ausdruck bringt.
In einem weiteren Schritt verbucht der Einkauf im ERP System den Wareneingang. Danach kann noch nötig sein, dass die Rechnungskostenstelle eine Einlagerungsfreigabe erteilen muss, bevor die Zugangsbuchung erfolg und der Artikel auch physisch im Lager eingelagert wird.
Ist die Rechnung nicht sofort mit der Lieferung übermittelt worden, so folgt der Versand der Rechnung nach der Lieferung vom Lieferanten an den Kunden. Dieser gleicht dann im Wareneingangs-/Rechnungseingangs-Abgleich die bestellten, gelieferten und verrechneten Mengen und Preise ab. Schließlich erfolgt die Bezahlung.
Gibt es Abweichungen zwischen der gelieferten und verrechneten Menge, so kann bspw. eine Gutschrift über den Fehlbetrag vom Lieferanten an den Kunden erfolgen.
Nach Wareneingang werden diese auf korrekte Menge und Qualität überprüft.
Nun zur Praxis: Die Lederhosen AG
Pfuh, das war jetzt eine ganze Menge Theorie oder?
Schauen wir uns das Ganze anhand unseres fiktiven Unternehmens der "Lederhosen AG" an. Die Lederhosen AG ist ein mittelständisches Traditionsunternehmen und produziert und verkauft Trachtenmode wie Lederhosen und Dirndln. Dabei gilt es die hauseigenen Laden-Geschäfte sowie den Online Shop und Händler mit Produkten zu versorgen.
Wie hat die Lederhosen AG den Einkaufsprozess abgebildet?
Bei der Lederhosen AG ergeben sich die konkreten Bedarfe aus einem 3-schrittigen Bestandsoptimierungsprozess durch das Bestandsoptimierungssystem EazyStock.
Dieses prognostiziert aus den aus der Vergangenheit vorhandenen Verkaufsdaten die zukünftig benötigten Mengen und leitet konkrete Bestellvorschläge ab. In diesen Fällen ist der Lieferant bereits bekannt und im ERP System der Lederhosen AG hinterlegt. Damit kann aus den Bestellvorschlägen nach einer kurzen internen Freigabe direkt eine Bestellung generiert werden.
Die generierte Bestellung wird anschließend mittels Electronic Data Interchange (kurz EDI) elektronisch an den Lieferanten übermittelt. Damit wird nicht nur manuelle Arbeitszeit für das Drucken und Versenden der Bestellung auf Seite der Lederhosen AG, sondern auch auf der Lieferantenseite für das Eintippen der Bestellung ins System eingespart.
Administrative Aufgaben machen einen wichtigen Teil des Einkaufs aus.
Da die Lederhosen AG hauptsächlich mit langjährigen Lieferanten zusammenarbeitet, ist in der Regel keine rechtliche Klärung der Auftragsbestätigungen nötig. Die Lieferanten schicken die Auftragsbestätigung zu den gleichen Bedingungen, wie in der Bestellung bereits definiert wurde. Da der Schritt der einkaufsseitigen Auftragsbestätigung entfällt, beginnt mit dem Senden der Auftragsbestätigung durch den Lieferanten auch bereits die Fertigungsphase.
Sobald die Ware bereit für den Versand an die Lederhosen AG ist, generiert das ERP System des Lieferanten einen Lieferschein, die Ware wird verpackt und an die Lederhosen AG gesendet.
Nachdem die Ware bei der Lederhosen AG ankommt, wird diese in einem zentralen Wareneingang entgegengenommen, auf korrekte Mengen und Qualität gemäß Lieferschein geprüft und auch geprüft, ob es zu dieser Anlieferung eine entsprechende Bestellung gegeben hat.
Ergibt diese Prüfung Probleme so wird eine entsprechende Meldung erstellt und der Lieferant kontaktiert zwecks der weiteren Vorgehensweise. Stichwort Preisnachlass oder Rücksendung der Ware.
War die Prüfung OK so wird im ERP System der Lederhosen AG der Wareneingang gebucht und im Warehouse Management Modul der entsprechende Lagerplatz ermittelt an dem die einzelnen Artikel eingelagert werden sollen.
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