Mit Bewerbungsquellen dein E-Recruiting messbar machen

In diesem Artikel lernst du, warum du IMMER die Quellen, aus denen deine Bewerbungen kommen, erfassen und auswerten solltest.

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Stelle dir vor ein Unternehmen gibt tausende Euro im Monat für Recruiting aus. Jobbörsen, Offline Inserate, Active Sourcing, Headhunter und vieles mehr.


Am Ende des Monats wurden X neue Mitarbeiter eingestellt. Die Recruiting-Kosten pro eingestelltem Mitarbeiter wirken ziemlich hoch. Jetzt stellt sich die Frage: war das gut investiertes Geld? Wäre es auch mit weniger gegangen? In welchen Bereich habe ich vielleicht unnötig Geld ausgegeben?


Um diese Fragen zu beantwortet ist es wichtig sich mit der Effektivität der Bewerbungsquellen auseinanderzusetzen.

Was sind Bewerbungsquellen?

Bewerbungsquellen sind die unterschiedlichen Kanäle, über die Bewerber über einen neuen Job in deinem Unternehmen aufmerksam werden, und in weiterer Folge sich dann auch bewerben.

Diese unterschiedlichen Kanäle werden einander gegenüber gestellt um so zu sehen wie viele Bewerber, oder auch neue Mitarbeiter, über welchen Kanal gekommen sind.

Man kann zwischen 2 Kategorien unterscheiden: Inbound und Outbound. Inbound is der klassische Weg wo sich ein Bewerber zB auf Basis eines Inserats auf einer Jobbörse bewirbt. Bei Outbound geht das Unternehmen schon im ersten Schritt PROAKTIV auf Bewerber zu. Stichwort Active Sourcing. Dies kann man zB auf XING oder Linkedin machen.

Welche Bewerbungsquellen gibt es?

Prinzipiell sind Bewerbungsquellen alle Arten wie du aktiv oder passiv mit neuen Bewerbern in Kontakt kommen kannst. Nachfolgend die häufigsten Quellen:

  • Online Jobbörsen und Offline Inserate in Zeitungen
  • HR- und Recruiting Messen
  • Geschaltete Job-Werbung auf XING oder Linkedin
  • Headhunter und Personalagenturen
  • Active Sourcing über Plattformen wie XING oder Linkedin
Und ein oft übersehener Bereich: Referrals - Also Tippgeber. zB über Mitarbeiter, die Jobs an Freunde und Bekannt weiterleiten.


Warum sollte man das Ganze machen?

Vielleicht ist dir an dieser Stelle noch nicht ganz klar warum man sich diese Arbeit über das Erfassen dieser Bewerbungsquellen überhaupt machen sollte.

Es ist jedoch essentiell diese Daten zu erfassen und auszuwerten.

Warum?

Weil man nur so die Rentabilität der einzelnen Quellen beurteilen kann.

Was bringt es deinem Unternehmen zB gleich viel für Inserate in Jobbörse A auszugeben, die nur zu halb so vielen Bewerbungen geführt hat als Inserate in Jobbörse B.

In diesem Fall kann man das Inserieren in Jobbörse A hinterfragen, da es nicht so rentabel ist wie in Jobbörse B.

Wie kann ich Bewerbungsquellen erfassen?

Es gibt prinzipiell 2 verschiedene Arten Bewerbungsquellen zu erfassen. Entweder Manuell oder Automatisiert.

Die für den Start einfachere Variante ist die Manuelle. Hier fragt man bspw. alle Bewerber im Bewerbungsgespräch wie sie auf diese Stelle aufmerksam geworden sind.

Vorteile: sofort umsetzbar

Nachteile: wo wird die Information notiert? es kann leicht darauf vergessen werden die Frage zu stellen. wie werden die Daten ausgewertet?

Demgegenüber steht die automatisierte Variante. Hier wird die Quelle entweder automatisch vom System erkannt oder die Bewerber geben beim Bewerbungsformular an über welche Quelle sie gekommen sind.

Vorteile: Bei diesem Ansatz gibt es eine AUTOMATISIERTE Erfassung. Man kann nicht darauf vergessen die Daten zu erheben. Und man hat eine standardisierte Auswertung.

Nachteile: Man benötigt ein entsprechendes Appliacant Tracking System (kurz ATS).


Was mache ich mit den ermittelten Daten?

So, nun hast du die Daten zu den einzelnen Bewerbungsquellen ermittelt. Aber was machst du jetzt damit?

Im wesentlichen geht es darum 2 Fragen zu beantworten:

1. Was sind die stärksten und schwächsten Kanäle?

2. Was bringen die einzelnen Kanäle im Vergleich zu ihren Kosten?

Einfacher zu ermitteln sind die stärksten und schwächsten Kanäle, da man hier sofort sieht welche Quellen am besten funktionieren. Welche Quelle hat wie viele Bewerbungen gebracht bzw. zu wie vielen eingestellten Mitarbeitern geführt?

Die Quellen mit einem besseren Verhältnis sollten dann in Zukunft mehr Budget, die schlechteren weniger bekommen.

Dieser Ansatz eignet sich vor allem dann, wenn es darum geht, wie ein fixes Budget am besten auf die unterschiedlichen Quellen verteilt werden sol


Bei der zweiten Frage, der Rentabilität, musst du zuerst einmal wissen, wie viel dir eine Bewerbung bzw. ein eingestellter Mitarbeiter "wert" ist. Das ist in jedem Unternehmen unterschiedlich. Als Basis kann entweder gesehen werden wie viel zusätzlichen Umsatz oder Gewinn dieser Mitarbeiter dem Unternehmen bringt ODER wie viel Schaden oder Kosten entstehen, wenn die Stelle weiterhin nicht besetzt ist.

Dem gegenüber werden dann die Ausgaben für die jeweilige Quelle gestellt. Und so kann man dann die Rentabilität ermitteln.

Ein kleines Beispiel: Nehmen wir an es werden neue Verkäufer gesucht. Ein durchschnittlicher Verkäufer bringt dem Unternehmen im Jahr abzüglich aller Kosten einen Reingewinn von 20K €. Ein Inserat in Jobbörse A kostet 700€. Die sonstigen Einstellungskosten betragen 3500€.

Auf dieses Inserat haben sich 140 Personen beworben und 2 neue Verkäufer konnten eingestellt werden.

Die Kosten pro Bewerbung über diese Quelle sind somit 700€ Inserat : 140 Bewerbungen = 5€ pro Bewerbung.

Die Kosten pro neuem Mitarbeiter sind entsprechend (700€ Inserat + 2 * 3500€ Einstellungskosten) : 2 neue Verkäufer = 3850€ Kosten pro neuem Mitarbeiter.

Dem gegenüber stehen zu erwartende 40K € an zusätzlichem Gewinn. Somit ergibt sich ein Return on Investment (kurz ROI) von (40K - 3850) : 3850 = ca. 9. Das heisst für jeden investierten Euro in Jobbörse A kommen für das Unternehmen 9€ an Gewinn heraus.

Natürlich sind ROI-Ergebnisse nicht ins unendliche extrapolierbar.

Dieser Ansatz ist aufwendiger, aber ermöglicht es so auch genau zu wissen, welche Bewerbungs-Quellen sich rechnen. Denn wenn man darlegen kann, dass jeder investierte Euro in Bewerbungsquelle X, 10 Euro an zusätzlichen Unternehmensgewinn bedeutet, sollte ein Budgetverantwortlicher nicht lange überlegen, um diese Entscheidung treffen zu können.

Achtung: Bitte vergiss nicht, dass es neben diesen harten Zahlen auch noch andere Faktoren gibt, die berücksichtigt werden sollten. So kann es bspw. sein, dass ein Stand auf einer Recruiting-Messe sich nicht direkt "rechnet", da sich basierend auf der Messe vielleicht nur 3 Leute bewerben, von denn dann aber keiner ein Mitarbeiter wird. Aber der Branding-Effekt, dass man auf der Messe vertreten ist, die auf den ersten Blick schlechte Performance wieder wett macht.


Wie kann ich in meinem Unternehmen starten?

Der wahrscheinlich einfachste Weg wie du mit der Erfassung von Bewerbungsquellen starten kannst ist, dass du diese ihm Rahmen der Bewerbungsgespräche manuell abfragst und notierst. Diese Information wird dann in ein Excel File oder Google Sheets erfasst und kann anschließend ausgewertet werden.

Wichtig: Gib dem Bewerber die Antwortmöglichkeiten vor. Also Jobbörse A, Jobbörse B, Empfehlung eines MItarbeiters, über das Bewerbungsportal des Unternehmens, etc. Sonst bekommst du eine Vielzahl verschiedener Antworten, die sich dann ggf. nicht gut gruppieren lassen.

Zusammenfassung 

Fassen wir noch einmal kurz zusammen. Bewerbungsquellen sind die unterschiedlichen Kanäle, über die Bewerber über einen neuen Job in deinem Unternehmen aufmerksam werden, und in weiterer Folge sich dann auch bewerben.

Es ist wichtig zu erfassen und auszuwerten welche Bewerbungsquellen wie viele Bewerber und vor allem auch wie viele neue Mitarbeiter gebracht haben. Aufgrund dieser Information kann man dann bei gut funktionierenden Quellen das Budget erhöhen und bei schlechten verringern oder ganz einstellen.

Das war's auch schon mit diesem Digitalisierungs FAQ Blogbeitrag über Recruiting und HR. Was ist aus deiner Sicht der wesentlichste Unterschied zwischen diesen beiden Konzepten? Poste deine Antwort als Kommentar.

Ich bin Michael Schnepf von Systempilot, deinem Digitalisierungspartner aus Wien. Bis zum nächsten Mal!

Head of Consulting at Systempilot
Mit über 10 Jahren Erfahrung in der Umsetzung komplexer IT- und SAP Projekte für europäische Großunternehmen bringt Michael Schnepf wertvolles Know-How im Digitalisierungsbereich bei Systempilot ein. Im Systempilot Digitalisierungs-Blog und im Systempilot YouTube Kanal gibt er seine Erfahrungen regelmäßig weiter.