Warum du niemals Bewerbungen per E-Mail annehmen solltest

In diesem  HR Impuls geht es um das Thema Bewerber-Vorselektion, was es damit auf sich hat und warum du das in deinem Unternehmen brauchst. Fangen wir mal damit an, was Bewerber-Vorselektion eigentlich bedeutet.

Was ist eigentlich Bewerber-Vorselektion? 

Bewerber-Vorselektion ist der Vorgang, bei dem Kandidaten, die sich bei dir bewerben automatisiert danach kategorisiert werden, wie gut sie zu deiner Stellenausschreibung passen.

Dies passiert in der Regel durch spezielle E-Recruiting Software, auch Applicant Tracking Systems genannt. Diese Systeme machen dir Vorschläge, welche der vielen Bewerber am wahrscheinlichsten deinen Anforderungen entsprechen.

Wie das funktionieren soll? Das erfährst du später in diesem Blog-Post

Wie läuft Recruiting heutzutage in den meisten Firmen ab?

Machen wir dazu mal einen kurzen Exkurs.

Früher war es üblich, dass Arbeitgeber in Zeitungen neue Jobs inserierten und interessierte Kandidaten daraufhin ihre Bewerbungen per Post an das Unternehmen verschickten.

In den 90er Jahren begann ein technologischer Wandel, der dazu führte, dass immer mehr Stellenausschreibungen online inseriert werden und Kandidaten ihre Bewerbungen per E-MAIL versenden, statt wie früher per Post.

Für viele Unternehmen hört diese Geschichte jetzt an dieser Stelle auf, denn für sie hat sich seither nichts verändert. Sie schreiben weiterhin online offene Stellen im Unternehmen aus, bitten um Bewerbungen per E-Mail und kämpfen sich dann mühselig durch zum Teil hunderte Bewerbungen pro offener Stelle.

Das Resultat? Es ist sehr schwer bis teilweise unmöglich mit angemessenem Zeitaufwand den oder die Richtige für den Job zu finden.

Oft wird daher auf Methoden zurückgegriffen wie "Wer hat den schönsten Lebenslauf"? Oder "Wer macht den sympathischsten Eindruck?".

Leider fallen dadurch viele potentielle Top-Kandidaten durch den Rost und man nimmt dem ganzen Prozess die Objektivität - was ultimativ dazu führt, dass Personen eingestellt werden, die gar nicht ins Team passen.

Und das kann verheerende Konsequenzen nach sich ziehen. Aber mehr dazu später.

Was glaubst du, wie lange sich Recruiter durchschnittlich Zeit nehmen, um einen Lebenslauf zu beurteilen? 1 Minute? 2 Minuten? 3 Minuten? Tja, nicht ganz.

6 Sekunden. In dieser Zeit entscheidet sich, ob ein Kandidat näher in Betracht gezogen wird oder seine Bewerbung im Papierkorb landet.

Glaubst du, dass es möglich ist, dass man sich in 6 Sekunden ein objektives Urteil über eine Person bilden kann? Eher nicht oder?

Aber anders geht's auch nicht. Wenn man so viele Bewerbungen bekommt, kann man sich gar nicht mehr Zeit für jeden Kandidaten nehmen ... oder doch?

Und jetzt kommen wir zum eigentlichen Teil dieses Blog-Posts.

Warum du die Jobkandidaten für dein Stelleninserat immer vorselektieren solltest 

Du kennst das bestimmt von deiner E-Mail Inbox. Die dringende Kunden E-Mail ist in der gleichen Übersicht wie der Newsletter für Büromaterial oder die Rundmail, ob im Büro heute Sushi oder Pizza bestellt werden soll.

Der Grund dafür: Niemand selektiert deine E-Mails für dich vor und du musst zwischen den unzähligen Nachrichten die Mails rausfiltern, die wirklich wichtig sind.

Genauso ist es auch bei Jobbewerbern. Ist dir schon mal aufgefallen, wie viele Bewerber sich die Jobanzeigen gar nicht wirklich durchlesen? Und sich dann für Jobs bewerben, für die sie gar nicht qualifiziert sind?

Fehlende Reisebereitschaft, kein Führerschein oder auch nicht vorhandene Erfahrung mit beispielsweise Excel oder Photoshop können, je nach Stelle, ein absolutes Ausschlusskriterium sein.

Wenn sich also Personen bewerben, die diese Kriterien nicht erfüllen, muss ein System automatisch eine Vorselektion durchführen, um diese Personen entsprechend zu markieren.

Dadurch hast du die Möglichkeit diesen Kandidaten sofort abzusagen. So sparst du dir nicht nur Zeit, sondern erhöhst auch die Zufriedenheit der Kandidaten, da diese gleich Bescheid wissen und sich auf andere Stellenausschreibungen konzentrieren können.

Das wiederum stärkt dein Employer Branding und führt dazu, dass sich in Zukunft mehr Top-Kandidaten bei dir bewerben.

Anders herum: wenn sich dein absoluter Traumkandidat bewirbt: z.B. jahrelange Erfahrung mit SAP, einschlägige Fortbildungen, Bereitschaft den Standort zu wechseln etc. brauchst du auch hier ein System, das dich sofort benachrichtigt, wenn sich so ein Top-Kandidat bewirbt.

Denn eines ist sicher: Qualifizierte Fachkräfte haben es nicht nötig, wochenlang auf eine Antwort zu warten. Hier zählt jeder Tag und jede Stunde. Je früher du also mit einer Fachkraft Kontakt aufnimmst, desto besser.

Was noch dazu kommt ist, dass du bei einer automatischen Vorselektion die Kriterien festlegst, anhand derer du die Kandidaten miteinander vergleichen möchtest. Du musst also nicht mehr darauf hoffen, dass die Kandidaten dir auch alle Informationen zukommen lassen, die du benötigst.

Schließlich kannst du Musskriterien festlegen, die jeder Kandidat ausfüllen muss bevor er sich überhaupt bewerben kann.

Das Resultat: Es ist viel leichter, Kandidaten objektiv miteinander zu vergleichen.

Gehen wir nochmal zurück zur Geschwindigkeit, mit der du auf Jobanfragen reagierst. Die Konsequenzen, nicht schnell genug auf Jobanfragen zu reagieren sind klar: du wirst jene Kandidaten, denen du nicht schnell genug antwortest an die Konkurrenz verlieren.

Die Konsequenzen, wenn du aufgrund von mangelhafter Vorselektion einen Kandidaten einstellst, der nicht in euer Team passt sind jedoch vielen nicht bewusst.

Die durchschnittlichen Kosten eine neue Stelle zu besetzen betragen fast 4.000 €. Wenn man jetzt noch den Produktivitätsverlust, den negativen Einfluss auf die Kollegen und weitere Faktoren miteinbezieht, kommen wir auf durchschnittlich 45.000 € pro Fehlbesetzung.

Das kommt dir zu hoch vor? Dann mach einfach selbst den Test auf systempilot.net/fehlbesetzung

Zusammenfassung

Und damit sind wir auch schon am Ende dieses HR Impulses angelangt. Wenn du erfahren möchtest, wie eine Vorselektion in der Praxis aussehen kann, dann schau dir doch einfach unseren Blogbeitrag zum Thema "Bewerber-Vorselektion in der Praxis" an.

Was ist dir am wichtigsten, wenn es um die Auswahl der passenden Kandidaten für dein Unternehmen geht? Poste deine Erfahrungen als Kommentar.

Ich bin Felix Kogler von Systempilot - deinem Digitalisierungspartner aus Wien. Bis zum nächsten Mal!