Beschaffung (Teil 6): Digitalisierung des Einkaufs und der Beschaffung – Wie starten?

In unserer Serie zum Thema Beschaffung haben wir uns bereits den Einkauf (Teil 1 - Beschaffung vs. Einkauf), den Beschaffungsprozess (Teil 2 - Beschaffungsprozess) , den Wareneingang (Teil 3 - Wareneingang) und die verschiedenen Sourcing-Konzepte (Teil 4 - Sourcing-Konzepte) angesehen.  In Teil 5 ging es um das Lieferantenmanagement.

In diesem Teil 6 der Serie werden wir uns ansehen, in welchen Bereichen du in deinem Unternehmen mit der Digitalisierung des Einkaufs und der Beschaffung starten kannst, in welcher der drei Digitalisierungsphasen du gerade bist, und wie dies bei unserem fiktiven Unternehmen, der Lederhosen AG, in der Praxis funktioniert.

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Wahrscheinlich hast du dir schon die Frage gestellt, wie du in deinem Unternehmen durch Digitalisierung der Beschaffung die Kosten senken und die Produktivität steigern kannst. Zunächst ist es wichtig, sich einen Überblick zu verschaffen.

In unserer laufenden Zusammenarbeit mit den unterschiedlichsten Produktions- und Handelsunternehmen haben wir im Rahmen von Digitalisierungsprojekten wertvolle Erfahrungen sammeln können welche wir an dieser Stelle zusammenfassen möchten. Basierend auf den Erkenntnissen der Zusammenarbeit mit unseren Kunden können wir die Digitalisierung der Beschaffung grob in drei Phasen einteilen.
Du willst wissen welche das sind? Los geht's!

Die drei Phasen der Digitalisierung in der der Beschaffung

 Die Digitalisierung der Beschaffung sollte unserer Erfahrung nach in folgenden 3 Phasen ablaufen:

• 1. Die Basics beherrschen: WAWI/ERP System

 Zu den Basics gehören ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem bzw. noch besser ein ERP System. Das ist ein absolutes Must-Have.

• 2. Kernlösungen umsetzen: Lösung für Bestandsoptimierung und CRM

Danach sollte man gezielt Kernlösungen einsetzen, die das ERP System nicht oder nur ungenügend gut erledigen kann. Darunter fallen etwa ein Bestandsoptimierungssystem sowie ein CRM System.

• 3. Individual-Automatisierung und Systemintegration: Systemintegration mit Lieferanten und Kunden/EDI

Erst wenn man die ersten beiden Punkte im Griff hat, sollte man den Fokus auf eine individuelle Automatisierung und die Integration von einzelnen Systemen legen. In diesem Bereich geht es um den automatischen Datenaustausch mit einzelnen Lieferanten und Kunden, Spezialprozesse und den unterschiedlichsten Systemen.

Phase 1: Die Basics beherrschen

Wie sieht nun Phase 1 der Digitalisierung der Beschaffung aus?

Wie bereits erwähnt - man muss zunächst die Basics der Beschaffung beherrschen. Und das bedeutet im Bereich der Digitalisierung, ein zentrales System zu haben welches die logistischen Prozesse des Unternehmens abdeckt. Dafür gibt es Warenwirtschaftssysteme und ERP-Systeme.

Vor allem im E-Commerce Bereich starten viele Unternehmen zunächst mit einem Warenwirtschaftssystem (kurz WAWI). Dieses deckt die wichtigsten logistischen Prozesse ab. Da es in einem Unternehmen allerdings nicht nur logistische Prozesse, sondern auch Finanzprozesse, HR, etc. gibt, gibt es so genannte Enterprise Resource Planning (kurz ERP) Systeme. Diese decken auch die Nicht-logistischen Bereiche ab.

In dieser ersten Phase sollte man daher schauen, diese erwähnten logistischen Prozesse bestmöglich im System einzustellen und laufend zu optimieren. Beispielsweise sollten die unterschiedlich möglichen Geschäftsfälle wie Bestellungen aus dem Inland und Ausland, Wareneingangsabläufe, etc. im System definiert sein, damit diese wie vorgesehen einfach und transparent abgearbeitet werden können. Durch Workflows können die Kommunikation, Freigaben, etc. effizient und nachvollziehbar abgebildet werden.

Einer der wichtigsten Bereiche im Kontext von WAWIs und ERP Systemen sind die Stammdaten. Wir haben schon in vielen Kundenprojekten gesehen, dass diese oft stiefmütterlich behandelt wurden. Diese Stammdaten sind jedoch die Grundlage für alle Transaktionen und auch das Reporting in Dashboards und auch bei der Integration mit anderen Systemen (siehe dazu auch Phase 2 und 3).

In jedem Fall ist es wichtig die Einführung einer solchen Software gemeinsam mit einem erfahrenen externen Partner durchzuführen und hier keinesfalls auf eigene Faust zu versuchen ein solches System zu konfigurieren. Die Erfahrungen haben gezeigt, dass hier dann sonst oft nicht-funktionale fehleranfällige Abläufe geschaffen werden, die zu hohen Kosten und viel Frustrationen führen.

Auch wenn man bereits ein WAWI oder ERP System hat, sollte man regelmäßig (spätestens alle 2-3 Jahre) gemeinsam mit einem externen Partner im Rahmen eines Workshops die aktuellen Abläufe analysieren und hinterfragen, ob diese (noch) gut aufgesetzt sind. Falls nicht, hat man dann die Möglichkeit diese weiter zu verbessern.

Welche Warenwirtschaftssysteme und ERP Systeme kann man nun einsetzen?

Es gibt eine Fülle an verschiedenen WAWIs und ERP Systemen am Markt. Allein ein grober Überblick über den Markt würde eine eigene Serie in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund wollen wir an dieser Stelle repräsentativ jeweils ein System herauspicken.

Ein Beispiel für ein gut etabliertes Warenwirtschaftssystem ist Plentymarkets. Dieses eignet sich vor allem auch für Unternehmen, die im E-Commerce Bereich auch mit Marktplätzen wie Amazon, eBay oder Otto zusammenarbeiten wollen. Die zentrale Verwaltung der Stammdaten, insbesondere der Produktdaten, ist möglich und kann dann automatisch mit dem Webshop und Marktplätzen ausgetauscht werden. Kundenbestellungen aus dem Webshop und von Marktplätzen werden automatisch übernommen. Die logistischen Abläufe von der Kundenauftragsverwaltung über Lagerverwaltung und Retouren bis hin zum Bestellwesen können hier in einem integrierten System abgewickelt werden.

Aus dem ER- Bereich möchten wir an dieser Stelle den Fokus auf das SAP Produktportfolio legen, da es hier ein breites Spektrum an Lösungen, von KMUs bis zu multinationalen Konzernen gibt.

Im KMU-Bereich gibt es SAP Business One und SAP Business by Design. Diese Lösungen bieten - zusätzlich zu den in Warenwirtschaftssystemen enthaltenen logistischen Abläufen - auch noch HR und Finanzabläufe.

Für mehr Informationen zum Thema SAP Business One und SAP Business by Design findest du hier unsere anderen Artikel zu dem Thema.

Für größere Unternehmen bietet SAP mit SAP ERP bzw. SAP S/4 eine Lösung, die in dieser Form einzigartig am Markt ist. Hiermit können die komplexesten Abläufe für sämtliche Unternehmensbereiche abgebildet werden.

Für mehr Informationen zum Thema SSAP ERP und SAP S/4 findest du hier unsere anderen Artikel zu dem Thema.

Phase 2: Kernlösungen umsetzen

Nachdem man sein WAWI bzw. ERP System im Griff hat: Wie geht es nun weiter?

WAWI und ERP Systeme decken praktisch alle Beschaffungsabläufe bereits ab. Sie sind aber Generalisten. Das bedeutet: Dadurch, dass sie ein breites Spektrum an Prozessen abdecken, können sie sich nicht wirklich auf einzelne Themen fokussieren.

Hier betrifft das besonders den Bereich der Bestandsoptimierung. Im Beschaffungsbereich ist es ein zentrales Ziel, die Lieferbereitschaft gegenüber Kunden sicherzustellen und damit Out-of-Stock Situationen zu verhindern. Und dies natürlich mit einem minimal nötigen Bestand (um möglichst wenig Kapital zu binde)n und auch mit dem geringsten Arbeitsaufwand sicherzustellen. Genau in diesem Bereich können die meisten WAWIs oder ERP-Systeme mit ihren Bordmitteln nicht wirklich überzeugen.

Aus diesem Grund ist es wichtig für diesen zentralen Bereich der Beschaffung eine eigene Kernlösung zu verwenden, die sich genau auf die Bestandsoptimierung spezialisiert hat.

Bestandsoptimierungssyteme wie EazyStock geben hier genau das Werkzeug in die Hand, um endlich die richtige Ware auf Lager zu haben. Vom Forecasting, also der Prognose zukünftig zu erwartender Kundennachfragen, bis hin zu konkreten Bestellvorschlägen, ist alles dabei.

Neben der Bestandsoptimierung können auch noch andere Kernlösungen zum Einsatz kommen. Wenn bspw. das WAWI oder ERP System kein CRM System integriert hat dann sollte ein solches System auch eingeführt werden. Ein CRM System ermöglicht es die Lieferanten und sonstige Partner zentral zu verwalten, Kommunikation zu planen und zu dokumentieren und vieles mehr.

Phase 3: Individual-Automatisierung und Schnittstellen

Sobald man sein WAWI oder ERP System sowie die Kernlösungen im Griff hat kann man sich der individuellen Automatisierung und Systemintegration widmen.

Doch was versteht man unter diesem Begriff? Im Wesentlichen geht es darum einzelne Lieferanten, Kunden und sonstige Partner und Systeme an die eigene Systemlandschaft anzudocken und so die Abläufe automatisiert durchführen zu können.

Das Schlagwort in diesem Bereich ist EDI (Electronic Data Interchange - oder auf Deutsch: Elektronischer Datenaustausch). Im engeren Sinn bezeichnet EDI normierte Standards wie EDIFACT. Diese geben ein relativ enges Korsett an zu verwendenden Feldern vor. Wir verstehen hier EDI im weiteren Sinn und damit als jeglichen elektronischen Datenaustausch zwischen Partnern und Partnersystemen.

Dies kann von automatischen Ablage von Email Attachments in einem Google Drive bis hin zur kompletten Integration des ERP Systems mit einem externen Lager reichen. Hier wird jeder einzelnen Schritt des Warenflusses automatisiert - vom Kundenauftrag über Lieferscheine bis hin zum Wareneingang.

Doch keine Panik, du musst nicht mit der Vollintegration deines externen Lagers starten. Für den Beginn würde ich dir empfehlen einfache Abläufe zu Automatisieren. Dafür gibt es Tools wie Zapier oder Zoho Flow. Hier kannst du verschiedene Anwendungen von Outlook über Google Drive bis hin zu deinem CRM System miteinander integrieren. Dabei kannst du ereignisgesteuert einen Datenaustausch durchführen. Diese Tools arbeiten mittels Triggern, also Ereignissen, die einen Ablauf anstarten und Actions, also konkrete Schritte, die dann ausgeführt werden sollen.

Ein kleines Beispiel: Jedes Mal wenn von einem gewissen Lieferanten eine Email mit dem Betreff Vertrag geschickt wird (das wäre der Trigger) sollen die Attachments der Email automatisch in einem Google Drive Ordner für Verträge für diesen Lieferanten abgelegt werden (das wäre die Action). Solch ein Ablauf kann mittels Zapier oder Zoho Flow abgebildet werden.

Neben diesen einfachen Möglichkeiten der Integration gibt es außerdem die unterschiedlichsten Middleware-Lösungen und Individualentwicklungen, um bspw. ein externes Lager anzubinden. Das ist aber ein Thema für einen eigenen Artikel.