Beschaffung (Teil 5): Wie funktioniert Lieferantenauswahl, Lieferantenbewertung und -entwicklung

In unserer Serie zum Thema Beschaffung haben wir uns bereits den Einkauf (Teil 1 - Beschaffung vs. Einkauf), den Beschaffungsprozess (Teil 2 - Beschaffungsprozess) , den Wareneingang (Teil 3 - Wareneingang) und die verschiedenen Sourcing-Konzepte (Teil 4 - Sourcing-Konzepte) angesehen.  

In diesem Artikel nehmen wir das Lieferantenmanagement unter die Lupe und du lernst alles über die einzelnen Phasen im Lieferanten-Lebenszyklus.

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Was umfasst das Lieferantenmanagement?

In der Beschaffung nimmt das Lieferantenmanagement eine zentrale Rolle ein. Der beste Bestellprozess und ein super-optimierter Wareneingang bringen nichts, wenn man zuvor die falschen Lieferanten ausgewählt hat. Was ist Lieferantenmanagement überhaupt?

"Lieferantenmanagement hat die Aufgabe, die richtigen Partner (in einem Netzwerk) für ein Unternehmen auszuwählen, die Lieferanten in ihrer Leistungsfähigkeit zu bewerten und durch eine Entwicklung deren Leistungsfähigkeit zu steigern." - (Kuhlang et al., 2010)

Es ist also wichtig, die richtigen Partner zu finden und die Leistungsfähigkeit ständig zu steigern.
Die Beziehung mit einem Lieferanten läuft im Rahmen des Lieferanten-Lebenszyklus ab. Dieser kann grob in die Phasen Gestaltung, Analyse und Entwicklung unterteilt werden:

  • In der Gestaltungsphase werden Lieferanten zunächst entdeckt und anschließend ausgewählt
  • Nach der Bewertung in der Analysephase werden die Lieferantenbeziehungen dann im Rahmen der Entwicklungsphase laufend weiterentwickelt
  • Der Lebenszyklus mit einem Lieferanten endet schließlich mit der Trennung

Was ist der Nutzen des Lieferantenmanagements?

  • eine höhere Versorgungsqualität
  • gesenkte Prozess und Ausfallkosten durch eine übergreifende Planung
  • gesenkte Transaktionskosten
  • schnellere Behebung auftretender Probleme mit dem Lieferanten
  • es wird eine effizientere Einführung von Standards über die Lieferkette hinweg ermöglicht

(vgl. Kuhlang et al., 2010).

Das Lieferantenmagement erhöht somit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Ein gelungenes Lieferantenmanagement optimiert den Lieferprozess deines Unternehmens.

Lieferantenauswahl  

Nachdem wir nun einen guten Überblick über das Lieferantenmanagement haben, schauen wir uns als Nächstes die Lieferantenauswahl, Lieferantenbewertung und Lieferantenentwicklung genauer an.

Wie die Lieferantenauswahl funktioniert
Die Lieferantenauswahl entspricht der Phase "Gestaltung" im vorhin besprochenen Lebenszyklus. Das heißt es werden Lieferanten entdeckt und ausgewählt. Zu den Aufgaben der Lieferantenauswahl gehört es dabei, geeignete Lieferanten zu identifizieren und auszuwählen (Selektion), wieder auszuwühlen (Re-Selektion) oder auszuschließen (De-Selektion).

Die Basis für eine erfolgreiche Lieferantenauswahl ist, dass zuvor die Beschaffungsstrategie festgelegt wurde. Die Recherche von potentiellen Lieferanten dauert solange bis:

  • keine weiteren Beschaffungsquellen mehr gefunden werden können
  • kein weiterer Nutzen zu erwarten ist, oder
  • keine Zeit mehr für weitere Recherche ist

(vgl. Kuhlang et al., 2010).

Um schlussendlich passende Lieferanten zu finden, kommen oft mehrstufige Verfahren zum Einsatz. Wie bei einem Trichter startet man mit einer relativ großen Anzahl potentieller Lieferanten. Dann folgt Schritt-für-Schritt eine weitere Eingrenzung. Dabei startet man oft mit öffentlich oder leicht zugänglichen Informationen oder auch Fragebögen. Später im Prozess greift man durchaus auch auf aufwendigere Vor-Ort-Termine für entsprechende Audits zurück. Dies setzt aber natürlich voraus, dass es sich um einen entsprechend strategisch wichtigen Artikel handelt.

Für die Lieferantenauswahl können Methoden wie Preisentscheidungsanalysen, Checklisten oder Punktebewertungssysteme mit unterschiedlichen Gewichtungen zum Einsatz kommen.

Welche verschiedenen Arten von Verfahren gibt es eigentlich bei der Lieferantenauswahl?
Die zum Einsatz kommenden Verfahren können prinzipiell in Quantitative Verfahren und Qualitative Verfahren eingeteilt werden.

Zu den Quantitativen Verfahren zählen bspw.:

  • die Bilanzanalyse
  • Preis- und Kosten-Entscheidungsanalysen, und
  • Kennzahlenverfahren

(vgl. Kuhlang et al., 2010).

Zu den Qualitativen Verfahren gehören u.a.:

  • die Nutzwertanalyse
  • Profil- und Portfolio-Analysen
  • Checklistenverfahren, und
  • Punktebewertungsverfahren

(vgl. Kuhlang et al., 2010).

Welche Kriterien sind die wichtigsten bei der Auswahl eines Lieferanten?
Das klassischerweise stärkste Kriterium ist der Preis.
Dieser Gesamtpreis setzt sich zusammen aus dem Preis für das zu beschaffende Teil + die Logistikkosten. Neben dem Preis ist auch die Qualität ein wichtiges Merkmal. Faktoren wie Regionalität und Marktmacht können auch eine interessante Rolle spielen.

Bei der Lieferantenauswahl ist es wichtig, die gesammelten Daten und Informationen strukturiert abzulegen, damit sie auch entsprechend aggregierbar und auswertbar sind. Dazu können einfache Mittel wie Excel oder auch spezifische Tools verwendet werden. Teilweise bieten ERP-Systeme auch Möglichkeiten an, diese Informationen abzulegen und auszuwerten.

Eine Lieferantenbewertung kann offenlegen, wie die Lieferanten ihre Leistungen noch verbessern können.

Lieferantenbewertung

Was versteht man unter Lieferantenbewertung? Bei der Lieferantenbewertung werden die erbrachten Leistungen (also der IST-Zustand) mit den vereinbarten Leistungen (also der SOLL-Zustand) des Lieferanten verglichen. Für die Bewertung kommen unterschiedliche Methoden und Verfahren zum Einsatz. Die Bewertung kann permanent, in regelmäßigen Abständen oder ereignisbasiert erfolgen.

Warum braucht man überhaupt eine Lieferantenbewertung?
Die Lieferantenbewertung stellt eine Entscheidungsgrundlage zur Verfügung. Anhand dieser werden weitere Maßnahmen mit dem Lieferanten durchgeführt, um die Ziele sicherzustellen. Passt die Leistung nicht, kommen dann natürlich Maßnahmen wie Lieferantenwechsel oder auch die Förderung des Lieferanten in Form der Lieferantenentwicklung zum Einsatz.

Anhand welcher Kriterien können Lieferanten bewertet werden?

  • Logistik: Im Bereich Logistik kann zum Beispiel bewertet werden, an welchem Standort der Lieferant sich befindet, ob er Bestellungen elektronisch mittels EDI (Electronic Data Interchange) entgegennehmen kann, welche Bestände er hat und wie generell seine Produktion und Beschaffung aufgestellt ist
  • Technik: Technisch gesehen kann geprüft werden, welche konkreten Kompetenzen der Lieferant in der Fertigung, im Projektmanagement und in der Entwicklung hat und ob er eigene Labore hat um Neues auch zu erproben
  • Qualität: Im Bereich der Qualität kann bewertet werden, ob der Lieferant gewisse Zertifizierungen hat, wie hoch das Qualitäts- und Umweltbewusstsein ist oder auch wie gut die Prozesse dokumentiert sind
  • Kosten & Preise: Last but not least - der Bereich der Kosten und Preise. Hier kann bewertet werden wie transparent sich Preise ergeben, wie die Kostenstruktur aussieht, welches Controlling-System im Einsatz ist und wie es um Rationalisierungsaktivitäten bestellt ist

(vgl. Kuhlang et al., 2010).

Und was sind nun die Vorteile einer Lieferantenbewertung?
Nachdem wir nun wissen was Lieferantenbewertung ist und in welchen Bereichen sie durchgeführt werden kann, bleibt nur noch die Frage, was die Vorteile für die einzelnen beteiligten Partner sind.

Durch die Lieferantenbewertung ergibt sich für den Lieferanten eine Kostenersparnis durch das Vermeiden von Fehlern, längerfristige Verträge (sofern man leistungsfähig genug ist) -  und damit mehr Umsatz und eine bessere Planbarkeit.

Auf der Abnehmerseite kann sich durch die Lieferantenbewertung eine Verringerung der Lagerhaltung, eine Vereinfachung der Wareneingangsprüfung und auch eine Risikominimierung ergeben.

Man sollte jedoch immer darauf achten, es mit der Lieferantenbewertung nicht zu übertreiben. D.h. nicht alle sondern nur die wichtigsten Kriterien bewerten, möglichst quantifizierbare Kriterien verwenden und die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Verfahren und Methoden immer abwägen.

Lieferantenentwicklung

Was genau ist eigentlich Lieferantenentwicklung?
"Aktive Maßnahmen zur Effizienzerhöhung der Lieferanten sowohl im kurzfristigen, als auch im langfristigen Wirkungsbereich werden unter dem Begriff der Lieferantenentwicklung zusammengefasst." - (Kuhlang et al., 2010)

Diese Maßnahmen können Beratungen, Know-how Transfer, aber auch finanzielle Unterstützung sein.

Bei der Lieferantenentwicklung kann unterschieden werden zwischen:

  • der Präventiven Lieferantenentwicklung und
  • der korrektiven Lieferantenentwicklung

Bei der präventiven Lieferantenentwicklung ist es das Ziel, den Lieferanten bereits vor der eigentlichen Zusammenarbeit "fit" zu machen.

Maßnahmen der präventiven Lieferantenentwicklung können von der Schulung des Lieferanten, über die Einbindung des Lieferanten in den Planungsprozess und die Informationsübermittlung von Anforderungen an die Qualität und Kommunikationsregeln, bis hin zur Transparenz der Lieferkette und Bestände reichen, damit beide Seiten optimal im Bilde sind, besser planen und frühzeitig reagieren können.

Hier gehts zum Blogartikel: Krisensicheres Lieferantenmanagement in schwierigen Zeiten

Bei der korrektiven Lieferantenentwicklung wird im Falle gewisser Probleme ein Prozess angestoßen, der die Qualität wieder sicherstellen soll.

Dabei wird wie in einem Regelkreis zunächst der aktuelle Status festgestellt. Bei einer Abweichung vom Soll-Zustand werden hieraus konkrete Maßnahmen zur Problemlösung abgeleitet. Schlussendlich wird auch geprüft, wie wirksam diese Maßnahmen waren. Falls mit den Maßnahmen das Problem nicht gelöst wurde, geht man in die nächste Runde - indem man den aktuellen Status erneut analysiert und neue Maßnahmen ableitet.

Das Ergebnis der Lieferantenbewertung sollte auch mit dem Lieferanten besprochen werden.

Lieferantenaudit und -gespräche

Zu guter Letzt wollen wir uns noch kurz mit dem Thema der Lieferantengespräche beschäftigen.

Zumindest einmal im Jahr sollten die Ergebnisse der Lieferantenbewertung auch mit dem Lieferanten durchgesprochen werden.

Üblicherweise kann man davon ausgehen, dass der Lieferant den einen oder anderen Punkt anders sehen wird. Deshalb ist es wichtig, in diesem Kontext sowohl das verwendete Bewertungssystem samt der Bewertung der Unterkriterien als auch die harten Daten, auf deren Grundlage diese Ergebnisse ermittelt wurden, auch mit zum Gespräch zu bringen. Es schadet nie, auch noch Kollegen aus dem operativen Einkauf und dem Qualitätsmanagement zum Termin mitzunehmen, da diese die Daten auch entsprechend erläutern können.
Klarerweise ist in solchen Gesprächen, aufgrund möglicher Meinungsdifferenzen, großer Wert auf gutes Konfliktmanagement zu legen.
 
Es geht nicht nur um "Vergangenheitsbewältigung" sondern vor allem darum abzuklären, wie man die Zukunft gemeinsam gestalten will. Falls es gröbere Probleme gibt, sind auch entsprechende Maßnahmen im Sinne der korrektiven Lieferantenentwicklung festzulegen.

Lieferantengespräche funktionieren nur wenn die Lieferantenbewertung auf soliden Beinen steht. Und damit ist die Datenbasis gemeint. Alle relevanten Daten müssen daher regelmäßig erfasst und auch auswertbar sein. Viele der Datenpunkte können durch ein ERP System oder spezielle Einkaufs- und Bestandsmanagement-Tools wie EazyStock automatisch erfasst werden. Dadurch können einerseits Fehler bei der Erfassung aber auch signifikant Zeit für die manuelle Erfassung von Daten eingespart werden.


Praxis Lederhosen AG

Pfuh, das war jetzt eine ganze Menge Theorie oder? Schauen wir uns den Lieferanten-Lebenszyklus anhand unseres fiktiven Unternehmens der "Lederhosen AG" an.

Die Lederhosen AG ist ein mittelständisches Traditionsunternehmen und produziert und verkauft Trachtenmode wie Lederhosen und Dirndln. Dabei gilt es die hauseigenen Laden-Geschäfte sowie den Online Shop und Händler mit Produkten zu versorgen.

Die Lederhosen AG ist aktuell dabei das Sortiment um Filzhüte zu erweitern. Da die Lederhosen AG für die geplante Art von Filzhüten noch keine entsprechenden Lieferanten hat, ist es notwendig neue Lieferanten zu finden.

  • Gestaltungsphase

  • Analyse

  • Entwicklung

Im Rahmen der Gestaltungs-Phase des Lieferanten-Lebenszyklus werden damit zuerst mögliche Lieferanten entdeckt und dann ausgewählt. Die Lederhosen AG sammelt dabei zunächst potentielle Kandidaten und analysiert diese anhand der öffentlich verfügbaren Informationen wie Produktsortiment, Standort und Liquidität des Unternehmens. Dabei erfolgt eine Bilanzanalyse und es werden sich unterschiedliche Kennzahlen der potentiellen Lieferanten angeschaut.

Alle Kandidaten, die diese erste Prüfung erfolgreich bestehen, werden dann kontaktiert und ein Fragebogen zugesendet um weitere Informationen einzuholen. Die Antworten werden dann im Rahmen einer Nutzerwertanalyse ausgewertet.

Schlussendlich sind dann noch 3 potentielle Kandidaten im Rennen. Mit diesen vereinbart die Lederhosen AG einen Vorort Termin bei dem das Werk besichtigt wird und im Rahmen eines Workshops die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit ausgelotet werden.

Nach diesen Vorort Terminen gibt es einen klaren Gewinner, der damit ab sofort der Hauptlieferant werden wird.


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